《秘书基础》第三章 办公室事务管理.pptVIP

单据封面填写注意事项 1.所有单据用黑色墨水钢笔或中性笔填写，不能用圆珠笔填写； 2.大小写一致，大写首位前要全部加封顶符，后面的“零”要填写，不能划掉。不允许有涂、改、挖、擦现象，报销金额不能大于发票的金额，金额栏行数不满划上“S”标志。 3.字迹公整、规范：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万，不要简写和误写，如廿，参等，所有小写金额以.00结尾，所有合计处都要加人民币符号。 4.单据下面一排都要签名，其中经办人为实际付款人，收款人为在出纳那里领款的人，所有签名必须由本人签字，不得代签，招待费明细表上的签名为经办人签名； 5.出差人要写明出差人的姓名，出差事由也要写明，如去集团开会，起讫时间分别列明出差的来去时间，根据时间分别在每一项费用里写明具体金额。 单据粘贴方法 1.从下往上贴，从右往左贴，依次错开，先小票再大票，保持上、下、左、右四边整齐划一，增票、运输发票等带孔发票必须将两边虚线外的孔全部裁剪掉； 2.发票用途、金额大小相同的依次排列； 3.粘贴的厚度要适宜，保持报销单据整份平整 (5) 账簿登记 每支出一笔现金秘书必须及时在零用现金账簿上记录，及时了解零用现金花销的具体情况，以便达到一定数额后及时到财务部门报销并将现金返还到零用现金中进行周转。 (6) 到财务报销及现金返还 当支出的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部 门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。遇到节假日连续休假时，应及时清理零用现金，并做好有关的安全措施。 3.7.2公务费用的报销 1.公务费用报销的内容 事先申请，事后报销结算的公务活动中发生的费用称为公务费用。公务费用主要包括：出差需要的费用、会议需要的费用、庆典需要的费用、团体接待等等。 1.拟写费用 申请报告或 费用申请表 2.支取差旅费 3.报销差 旅费 根据样本拟写申请报告 授权人审核。 报告或申请表提交财务部门 领取现金或支票(本次出国所要花费的金额大，采取这种方式) 收集、整理发票; 填写“出差报销单”; 把发票附在 “出差报销单”后一起到财务部门报销; 如实施商务工作时，事先计划费用不够，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销. 2.公务费用报销的程序 2、借支差旅费： 1.业务员填写借款单、出纳员填写现金支票并加盖印章，留下存根联 2.会计人员核对 4.公司会计人员根据借款单、支票存根编制记账凭证、登记日记账、有关明细账。 3.公司会计人员确认取款人身份无误后，支付取款人现金 3、报销差旅费： 2、秘书审核原始凭证，填写差旅费报销单，交单位领导审批，出纳根据业务员填写的借款单金额结清借款。 1、出差回来，秘书持车票、住宿费等单据到本单位财务科报账 3、会计人员根据差旅费报销单等凭证编制记账凭证、登记日记账及有关明细账。 认识报销单 以下是公务活动费用的所有凭证，分析是否符合报销的要求： 3.8办公时间管理 3.8.1 时间管理的概念与原则 谭红该如何合理安排好这一天的工作？ （1）时间管理的分类 不可控制的时间 可以控制的时间 （2）时间管理的概念 是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。 （3）著名的时间管理理论及方法 ABCD工作法 崔西定律 二八定律 自己在日常的学习生活中有哪些浪费时间的行为？ 3.8.2 时间表的分类 你有制定计划或时间表的习惯吗？请发表你对时间表的看法？ （1）时间表的分类 全年预计时间表 每月预计时间表 每周预计时间表 每日预计时间表 单项重要事项预计表 如何利用时间表来管理我们日常的学习、生活、工作？ 3.8.3 工作日志的制作 你对未来有明确的目标吗？如何看待目标对我们的引领作用？ （2）写日志的时间要求和方法 每天下班前完成 事毕随手记录 每项任务以时间固定 善用5W2H分析法 （1）工作日志的内容 工作计划 工作完成情况 工作备忘 小结 （3）工作日志的形式 记事本、电脑、固定格式的工作日志等 1.拔打电话的流程 2.拨打电话的技巧 在与客户沟通过程