严杰《旅游电子商务教程（微课版）》[项目五][任务4]电子邮件写作.pptxVIP

旅游电子商务Tourism E-Commerce 任务4 电子邮件写作电子邮件以方便快捷、传递信息量大、可回溯、可存档等优势，成为企业进行商务沟通的重要选择。在旅游电子商务蓬勃发展的时代背景下，越来越多的旅游企业也开始在业务中大量采用商务电子邮件的方式。 对职场人来说，商务电子邮件具有非常重要的价值。一封规范、专业、符合礼仪标准的电子邮件，不仅能够传递产品和服务信息，还能够展示旅游企业良好的形象。 概述 商务电子邮件尊重、友好 清晰、简洁 传递信息 表达情绪询问和建议 写作宗旨写作目的 写作方法及注意事项明确写作主旨：明确写作主旨是撰写一篇文本的关键，是决定全文的成败所在。 搭建结构框架：搭建结构框架要以服从文章主旨为原则，结构框架本身再优秀，假如不能支持主旨，那也是不适宜采用的。 筛选组织材料：通过明确写作主旨和搭建结构框架两个步骤，整篇邮件的框架已经打造好。而具体的文字内容就是将框架装满的真材实料。 写作方法 写作步骤与格式核对收件人的邮箱地址，防止不小心把邮件发送给了错误的人，影响沟通效率。 收件人通常是需要根据邮件内容进行一些操作并且给予回复的人。如果某一个人仅仅需要知晓，我们也可以采用抄送的方式。 核对邮箱地址 写作步骤与格式邮件主题要简洁明确，用一两个关键词汇来概括邮件内容，通常不要超过20个字。 邮件主题不要使用空白、问候或无实际意义的内容。 如果主题中有重要关键词，还可以根据实际情况通过【】符号进行强调，也可以在主题开头注明【紧急】。 确定邮件主题 写作步骤与格式一般采用“敬语+称呼”的形式，顶格写，后面加冒号。在写寒暄语时一定要明确对方称谓，不熟悉的人不要用昵称，不要称呼对方全名，称呼时可用职称或职务代替。例如，“亲爱的客户”“亲爱的王先生”“尊敬的张经理”“尊敬的会员”等等。 称呼和寒暄语 写作步骤与格式为了提高对方的阅读体验，邮件正文的单行文本字数不要太多，要注意分段。正文内容应层次清晰，简明扼要。邮件应遵循一文一事的原则，如果有多个信息需要传递，而这些信息没有内在的联系，最好分开发送几封邮件。旅游电子商务活动中产生的邮件，应使用正式的书面用语，同时规范使用标点符号，还应注意信息的保密。另外，如果邮件带有附件，应当在正文中做以说明和提醒。撰写邮件正文 写作步骤与格式结束语可以采用公务书信的常用结语，比如“特此说明”，“特此函询”等等。如有邮件内容比较特别，应当采用有针对性的结束语应对。例如：①如有任何问题，请随时与我联系。②期待与您的会面。③感谢您抽空洽谈。结束语 写作步骤与格式一封正式的电子邮件，应该使用完整的签名，包含发件人的姓名，电话，邮箱地址，公司部门，职务等信息。很多公司会向员工提供统一的邮件签名的模板，将企业logo等内容也加入到签名中，更加专业和正式。 如果是比较熟悉的人，我们也可以使用简洁版的签名。例如，同一个部门互相非常熟悉的同事之间发送邮件，那么只有一个署名表明自己是谁即可。 签名 写作步骤与格式我们在发送电子邮件时，如果有附件，应在正文处提示对方查收。例如，“附件是杭州一日游的路线规划，请您查收”。附件如果不是常见的格式，这时需要向对方说明打开方式。附件应命名清晰，方便对方下载查看。比如前面提到的杭州一日游路线规划，上传附件时，就应该以此命名，而不是随便取名为“1”或者“新建文档”等等。如果附件比较大或比较多，应该使用压缩包。较大的附件通过压缩更方便传递。而如果附件比较多，一定要使用压缩包，防止对方在下载过程中，有所遗漏。附件 写作注意事项保持友好的态度使用规范的语言避免歧义的表达 注意发送的时间 注意事项