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居民小区物业公司采购管理制度 一、总则 （一）目的。 为规范公司采购管理工作，确保公司采购的物品符合规定要求，特制定本制度。 （二）适用范围。 本制度适用于公司一切有关物资采购的管理工作。 （三）职责。 1.公司各部门、各项目管理部负责物资使用计划的制订，协助物品的验收。 2.行政部采购员负责物品采购工作。 3.采购员负责编制公司次月采购计划。 4.财务部负责物资使用计划和物品采购计划的审核。 5.公司总裁或执行董事负责采购计划的审批。 二、物品采购申报 （四）物品采购申请范围。 1.凡属于公司管理、服务所需要的有形物料、工具等，均属采购申请的范围。 2.每月消耗、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件等。 3.特殊情况，临时、急需所申购的材料等。 （五）物品采购的申报。 1.计划采购物品的申报程序。 （1）各部门每月X日前，将下月物资使用计划交于财务部审核。 （2）财务部根据预算和当月物耗，在1个工作日内完成审核，将物资使用计划表交于采购人员。 （3）采购人员汇总各部门、各项目的物资使用计划，编制下月物品采购计划表交于仓库管理员。 （4）仓库管理员根据仓库的实际库存量和库存限额，在1个工作日内完成采购计划的审核，交于财务部会计主管。 （5）财务部会计主管在1个工作日内完成采购计划的审核，并交于总裁或执行董事审批。 （6）总裁或执行董事批准后，交采购员按照《采购管理制度》中的相关规定进行采购。 （7）行政部要将批准的采购计划表交行政主管和财务主管存档备查。 2.零星物品的申购。 （1）零星物品是指常用物品以外的、数量较少的、仓库中没有储存的物品。 （2）申购程序：填写零星物品申购单→库房审核→财务审核→总裁或执行董事审批→采购员采购。 3.应急物品的申购 （1）应急物品是指突发性急用的、仓库无库存的物品。 （2）申购程序：填写应急物品申购单→库房审核→报批→采购员采购。 三、物品采购程序 （六）物品在采购计划得到审批后，由采购员进行采购，具体采购程序如下。 1.采购员应事先询价，填写供应商资料表，附价目明细。 2.行政部和财务部根据采购员提供的资料确定供应商家，做到货比三家，保证物美价廉。 3.采购员根据审批的采购计划，到指定的商家进行采购。 4.采购回来的物品及时交付验收人员验收，及时填写验收单，协同仓库保管员办理入库手续。 （七）采购相关规定。 1.采购价值在50元以上物品时，采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票。 2.采购价格在1000元以上应以转账支票结算。 3.大批量采购应与合格的供应商联系送货业务或定点在大型商场采购。 4.物品采购过程中发生的费用由采购员凭原始票据到财务核算中心办理报销手续。 5.若采购物品规格、品种或质量不符合要求，采购员负责办理退换货，直到购买符合要求的物品，满足使用部门的需求。 四、物品采购时效 （八）计划物品的采购时效。 原则上在当月前5个工作日内完成，特殊情况报行政部经理，经理同意后另行处理。 （九）零星物品的采购时效。 原则上为收到采购清单的2个工作日完成，特殊情况同上。 （十）应急物品的采购时效。 原则上为收到采购清单的半个工作日内完成，特殊情况同上。 五、附则 （十一）本制度由行政人事部制定，解释权和修改权归行政人事部所有。 （十二）本制度自公布之日起实施。