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酒店行政办公室标准操作程序 标准操作程序 部门： 行政办公室 实施人员： 办公室人员 任务号： EO-SOP-1 工作任务： 代表酒店参加有关会议 需要使用的工具： 效益/质量标准： 做什么 怎么做 ? 为什么 1、接受指示 接受酒店领导委托； 问清会议主题、时间、地点和对参会者的要求； 依据酒店领导和会议要求，做必要的准备； 按会议主题要求，选派相应人选；个人不得私自代表酒店参会。 2、参加会议 准时参加会议； 准确、全面地做好会议记录； 未经酒店领导授权，不得私自代表酒店就重大问题表态。 3、汇报 会议结束后，及时向酒店领导约定汇报时间及形式； 重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求； 对会议布置的工作，不得在汇报时私自取舍。 起草者： 批准者： 职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期： 标准操作程序 部门： 行政办公室 实施人员： 办公室人员 任务号： EO-SOP-2 工作任务： 盖酒店公章和开具介绍信 需要使用的工具： 效益/质量标准： 做什么 怎么做 ? 为什么 1、申请批准 由个人或部门提出申请； 申请中写明时间、部门、经办人、联系单位和事由； 公章一般由总经理审批，人事章由行政人事部门主管审批。 2、登记 由经办人手持批文，到行政办公室办理登记； 登记时写明经办人、联系单位、事由等 3、盖章开信 按申请批文所示内容，清楚、准确地填写介绍信； 禁止开具空白介绍信； 将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。 如涉及到合同盖章，按照天艺集团合同管理规定，盖章之前先完成《合同签署前期调查表》、《日常经营合同审批单》报批，如企业租赁合同、在建工程项目合同。 起草者： 批准者： 职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期： 标准操作程序 部门： 行政办公室 实施人员： 办公室人员 任务号： EO-SOP-5 工作任务： 酒店行政文件的处理 需要使用的工具： 效益/质量标准： 做什么 怎么做 ? 为什么 1、登记 行政办公室秘书接到文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及书文编号等； 在每份文件的右上角空白处盖收文章，写明收文时间及收文号； 填写文件传阅单，每份文件一张，并钉在文件封面。 2、批示处理 文件夹返回后，翻阅每份文件传阅单，检查是否有店领导批示； 有批示的按批示办理，并在传阅单上结果及日期； 无批示的文件暂放行政办公室存档，年终统交酒店档案室保管； 上级主管部门要求收回的文件要在指定时间交回，并办理相应手续； 总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。 3、传阅 文件登记后将文件传阅夹交部门经理（急件放在最上面，并标上记号）； 秘书将文件夹送店领导传阅，顺序按先常务副总经理，后其他店领导； 部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期；最后呈送总经理批准。 遇有保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。 当天下班之前必须下发。 起草者： 批准者： 职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期： 标准操作程序 部门： 行政办公室 实施人员： 办公室人员 任务号： EO-SOP-6 工作任务： 以酒店名义向外发文 需要使用的工具： 效益/质量标准： 做什么 怎么做 ? 为什么 1、拟文 各部门受店领导委托或上级主管部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，在行政办公室填写发文表，连同原稿一起交主管店领导审批； 2、审批 发稿被批准后，到行政办公室要发文号，并登记。 3、打印 发文部门自行拟稿； 校对； 打印，上报文件份数一般为一份。 4、发出 将打印好的文稿送至店领导处签批； 将签批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字； 原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。 酒店的对外经济合同必须由总经理、总审计师 / 财务总监、相关部门责任人汇签后 加盖酒店公章，正本由计财部存档。 起草者： 批准者： 职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：  标准操作程序 部门： 行政办公室 实施人员： 办公室人员 任务号： EO-SOP-7 工作任务： 报送工作简报 需要使用的工具： 效益/质量标准： 做什么 怎么做 ? 为什么 1、收集 要了解简报内容和范围，如：有重要人物参加的大型宴会、酒店主要经营数字的最新纪录、上级指派的重大接待工作、企业内部改革的新举措及党、工、团开展的活动等。 由前厅部、销售部负责人提供信息，必要时向店领导征询；（如海南新国宾馆） 认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件； 2、起草整理 行政办主任在接待过程结束后尽快起草简报； 简报中所反映事件的时间、人物、过程、结果、经验等要真实，不得虚构； 简报文字和书写格式要符合要求。 3、报批 填写发文审批单并编号； 将