2023年版-档案工作管理制度.docVIP

【制度名称】档案工作管理制度 【制度类型】行政管理 中国建筑材料集团有限公司档案工作管理制度 第一章 总则 第一条 为规范集团公司档案工作，加强集团公司档案的管理，有效保护和利用档案，为集团公司资本运营、经营管理和改革发展服务。根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规和国家档案关于加强档案管理的有关规定，结合集团公司实际情况，制定本规定。 第二条 集团公司档案是指集团公司在生产、经营、管理活动中直接形成的，对集团公司具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录。集团公司档案是集团公司在各项工作活动形成的全部档案的总和，它包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、照片档案、人事档案等，由集团公司办公室档案室集中统一管理。 第三条 集团公司档案工作是集团公司管理基础工作的一个重要组成部分，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的工作，是国家档案事业的组成部分。 第四条 集团公司档案管理要科学、规范。应当建立健全和严格执行档案管理规章制度，并列入集团公司有关规章制度。集团公司负责人和员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案室签署意见后，方可办理有关手续。 第五条 集团公司要建立档案安全保密制度，规范利用档案，注意保护集团公司的知识产权和秘密，保障集团公司的合法权益不受损害。 第二章 档案管理机构及职责 第六条 集团公司档案工作应履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定集团公司文件材料归档和档案保管、利用、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责集团公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导集团公司各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导集团公司所属机构的档案工作。 第七条 集团公司档案工作人员，包括兼职档案人员，应当忠于职守、遵纪守法，应具有较高的档案的专业知识和业务能力。 第八条 档案工作人员应当协助集团公司各部室，对应归档文件材料的完整程度、准确性以及保存价值进行确认，经集团公司各部室负责人签审后归档保存。 第三章 档案收集、整理与归档 第九条 文件材料的收集、整理与归档，应按照集团公司制定的规定范围，确保文件材料的完整及时。集团公司各部室应负责各自内部所形成的文件材料的收集、整理。并定期交集团公司档案室集中保存，任何人不得拒绝归档。归档工作应列入集团公司各项管理程序、各部室的职责范围和有关岗位责任制。 第十条 集团公司的科研成果鉴定、基建项目竣工验收、外购设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动要有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收，没有完整、准确、系统的文件材料不能验收或鉴定。 第十一条 按照国家有关规定，结合集团公司情况制定文件材料归档范围和保管期限表，文件材料的保管期限应分为永久、长期和短期三种。长期为16—50年，短期为15年以下。 第十二条 集团公司文件材料应符合国家有关规定、标准和要求。书写材料和载体材料耐久保存。计算机等形成的文件材料，重要的应有打印的纸质材料归档，其它应有备份。归档的文件材料应完整、准确、系统，反映集团公司各项活动的真实内容和历史过程，保持文件之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形成的文件材料一并归档。 第十三条 集团公司文件材料应按规定时间及时归档。（一）各部门形成的管理性文件材料一般在办理完毕后按照集团公司规定时间归档；（二）科研课题文件材料在课题鉴定后、基建项目文件材料在项目竣工验收后、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后归档。时间较长的可分段、分期归档；（三）外文资料要先登记、将题目翻译后再与原文一起归档；（四）集团公司负责人和员工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时归档；（五）会计文件材料在会计年度终了后归档；（六）员工材料形成后随时归档。 第十四条 集团公司文件材料的整理组卷应规范、合理，符合国家标准的组卷原则和方法；必须根据集团公司文件材料归档范围和保管期限表确定保管期限；必须遵守国家法律、法规和集团公司保密规定，按照文件材料的密级在案卷封面上做出标识。 第十五条 各部室文件材料整理后应按时向集团公司档案室移交。其中会计档案的凭证及一切会计业务方面的证据，按要求暂由会计部门保管一年后向档案室移交。交接双方应在移交清单上签字。 第十六条 集团公司档案的整理应遵循档案的形成规律。案卷质量应符合国家有关标准。根据集团公司档案内容及其形成特点，制成档案分类方案，分类方案要层次分明，条理清晰，概念明确，标准一致。档案案卷的排列要能够反映出集团公司档案类目设置的基本大类，便于保管、方便利用。 第十七条 集团公司应有专门的库房保管档案，并要采取防盗、放火、防光、防潮、防尘、