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? ? 企业档案信息化建设思路与框架分析 ? ? 宋 蕾 （中油电能电力研究设计院，黑龙江 大庆 163000） 0 引言 档案信息化建设是新时期企业档案工作水平全面提升的重要支撑手段。随着企业办公自动化（Office Automation，OA）、项目管理（Project Management，PM）及产品数据管理（Product Data Management，PDM）等信息化系统的上线与推广使用，传统以纸质为主体的企业档案管理模式已越来越不适应企业发展和档案管理工作的需要，档案信息化建设已迫在眉睫。 1 档案信息化管理的优势 1.1 充分合理地利用档案 传统档案管理模式主要是以纸质档案进行信息保存，工作人员需要对其中的各项信息进行细致分类，做好信息排序后，才能够将纸质信息保存到档案袋中，这不仅增加了档案管理工作人员的工作难度，同时也降低了档案管理工作效率。在档案信息化的推动下，档案信息逐渐实现了无纸化管理，也就是将纸质档案转变为数字化信息档案。通过数字化档案，工作人员可以直接下载、打印档案信息，将其装入档案袋中，实现协调化管理；档案查阅人员可以线上查询相关档案信息，根据档案信息内容对信息进行充分利用。或者直接运用计算机电子签章方式，对电子档案进行审查，从而避免受到时间与档案管理区域的限制，可以在第一时间及时找出所要查询的相关档案信息，对档案管理流程进行全面优化。 1.2 加快档案检索速度 在传统档案管理中，相关工作人员在查询档案信息的过程中，需要根据档案信息的具体类型对纸质档案逐一进行排查，导致档案查询速度减缓，而且查询人员如果不清楚所要查询内容的具体信息或者档案名称，依靠人工进行逐一排查，不仅会提高纸质档案的损坏率，而且会增加档案查询的失误率。不过，在档案信息化管理模式下，该问题得到了有效的解决，在档案信息化管理中，管理人员可以针对查询人员的具体要求，在计算机中直接输入相关内容标题，或者在计算机中输入Key，就可以直接查询到相关档案信息内容，能够有效减少档案检索时间，而且有效保障了档案信息的安全，降低了档案信息查询的失误率。另外，在档案管理的过程中，计算机系统可以完成大面积工作，不仅有效减轻了工作人员的工作压力，而且降低了人力成本，提高了工作管理效率。 1.3 对环境保护有益 传统档案管理主要是用纸质档案袋进行信息保存，档案需要使用大量的纸张。而档案信息化管理模式有效减少了纸张的使用，对加强环境保护起到了一定的作用。 1.4 利于其他信息管理系统的归档管理 企业其他业务信息管理以打印纸质文件为主，对档案进行编号后再进行保存，其流程相对较为烦琐。而利用信息化档案管理可以直接与业务系统对接，并直接进行调档处理，以此自动完成存档、归档等工作。 1.5 便于信息的远程传输及共享 在传统纸质档案管理工作中，管理人员需要得到各个环节的授权才能够对档案信息进行查询，该方式会严重影响档案信息查询效率，对档案信息传递也会造成影响。不过，通过对档案信息化管理模式的有效运用，可以对信息网络进行充分利用，在短时间内可以将档案信息直接进行传输，另一端只需要用计算机接收，如此可以有效节约人力资源与物力资源。 2 企业档案信息化建设目标与意义 企业档案信息化建设应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，让沉淀的档案信息资源更好地为科研生产和运营管理服务，实现档案信息资源服务及利用价值最大化。 2.1 优化档案业务流程，实现业务自动化处理 在档案目录电子化的基础上，将传统手工处理的档案归档、整理、组卷、统计及利用等业务转变为半自动化或全自动化的计算机处理方式，一方面提高档案工作人员的工作效率和服务水平，另一方面节省业务人员在档案收集、交接及查阅等方面消耗的时间。 2.2 整合档案信息资源，完善档案资源体系 存量档案数字化、增量档案电子化是企业档案信息化建设的核心内容，由此可以将传统的纸质档案、音像档案及新增的电子档案集中到统一的数字档案资源库中，将档案资源由过去分散管理转变为数字化、电子化式的集中管理，形成较为完善的档案资源体系，为后续档案利用奠定资源基础。 2.3 促进档案资源共享，提升档案利用水平 档案数字资源和信息系统建成后将实现桌面或移动终端式的档案利用方式，通过可信网络通道在线利用档案，彻底转变以往到档案部门人工查阅档案的传统方式，大幅提高利用效率；档案检索方式更加丰富，基于电子目录和档案全文的智能检索可以快速为用户定位到其所需要的档案。此外，基于大数据的档案资源挖掘手段将提供更加智能的档案利用服务。 3 企业档案信息化建设思路与框架 3.1 建设思路 企业档案信息化建设应采用“统筹规划、需求导向、分步建设、安全保障”的建设思路，将档案信息化工作统一纳入企业信息化工作规划，以档案利用和日常管理需求为导向，根据企业信息