文件与档案管理制度.docVIP

本文为word文档，可编辑修改 本文为word文档，可编辑修改 务实、求精、团结、开拓 务实、求精、团结、开拓 本文为word文档，可编辑修改 务实、求精、团结、开拓 文件与档案管理制度 目的 为了对公司文件进行有效管理，规范 编 制、批准、发放、使 用及归档流程，以确保其有效性和适 用性，特制定本规定。 适 用范 围 本制度 所指“文件”指与生产销售、技术质量、安全环境、行政管理及其它各项工作相关的各类管理制度 、技术文件、操作规程、外来文件等用于规范 各项工作的文字材料。 职责 3.1办公室负责红 头文件等公文的管理； 3.2办公室负责职业健康安全和环境管理体系 文件的管理； 3.3办公室档案室负责对职业健康安全和环境管理体系 文件的归档管理； 3.4保障部负责质量管理体系 文件的管理。 工作程序及要求 4.1 文件起草：各部门在起草文件之前，应充分了解起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关法律法规，确保文件地合规性。 4.2文件审批：经办人员负责草拟文件，经部门负责人初审后，公司分管领导批准，必要时由总经理审批；必要时可召集相关部门、单位对文件进行会审，经办部门根据会审意见修订后，经分管领导审核，必要时，总经理审批后方可下发。 具体要求如下： 技术类文件报技术部审核，公司主管技术领导批准； 质量类文件报保障部审核，公司主管质量领导批准； 生产管理类报公司主管生产领导批准； 设备类报设备部审核，公司主管设备的领导批准； 职业健康安全和环境类的文件报办公室审核，公司主管安全的领导批准； 其他类文件有本部门审核，总经理批准。 4.3文件发布 ：公司红 头文件的发布 由办公室按照公司发文流程执行；管理体系 发文有保障部按照《文件控制程序》发布 文件，下发时要迅速、及时，并做好下发记录；对于作废文件，应及时收回、销毁，并做好文件回收记录；有限定发放范 围的文件，要注意做好相关的保密工作。 4.4文件编 号 4.4.1对于各类下发的文件，须统一按照《文件控制程序》要求编 制文件编 号，文件编 号位于文头与界 栏线上。 编 号Q/BD HSE01~xx-20xx为安全、环境类规章制度 二级文件编 号 编 号Q/BD QM01~xx-20xx 为质量类规章制度 二级文件编 号 编 号Q/BD OP02.xx-20xx 为岗位/设备安全操作规程编 号 编 号Q/BD OP03.xx-20xx 为应急救援和响应文件编 号 其余体系 文件编 号要求按照《文件控制程序》要求执行。 4.4.2外来文件的编 号和版本号采用该文件原来的编 号和版本号。 4.5文件的日常管理 4.5.1各部门文件应有序的存放，编 制部门文件清单，以便于存取和查阅。 4.5.2部门内员工、作业现场等共同使 用的文件不得个人保管或锁入抽屉内，应确保相关人员随时翻阅和使 用。 4.5.3不得在文件上乱涂乱画，不准私自外传和复印，确保文件的清晰、整 洁和完好。 4.6文件评审：文件应定期 或不定期 进行评估，以确定文件的适 宜性、充分性和有效性。 4.6.1定期 评估：每年年初，各部门应结合最新法规、标准、公司经营状况等因素，对相关文件的有效性、正确性和充分性进行评估，并决定相关其修订与否。 4.6.2不定期 评估：公司各部门如发现文件标准的有效性、正确性、充分性有缺 失时，可提议召集会议进行评估。 4.7文件的归档管理 4.7.1档案移 交：公司各部门在办公室档案人员的配合指导下按照要求，在每年下发的《各部门预立卷 归档范 围》时间内，将上一年应归档的文件材料经整 理、预立卷 后，填 写“档案材料移 交清单”，于每一年度 的5月底前向公司办公室档案员移 交。 4.7.2归档文书立卷 要求： 归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，但要加以说明。 立卷 的文件材料必须齐全、完整 ，正确反映业务活动的真实情况。 组卷 必须按照文件材料的自然形成规律，保持其历史联系 。 5文件的修订与保存 5.1修订文件，按照程序文件《文件控制程序》进行修订。 5.2文件保存期 限根据每份文件限期 要求保存。 6附 件 6.1公司公文（发文）流转程序 6.2文件（档案）目录清单 施工现场安全施工注意事项： 1、 施工人员进入施工现场前，必须要进行施工安全、消防知识的教育和考核工作，对考核不合格的职工，禁止进入施工现场参加施工。 2、进入施工现场必须戴好安全帽，系好帽带，并正确使用个人劳动防护用品. 3、严格执行操作规程，不得违章指挥和违章作业，对违章作业的指令有权拒绝并有责任制止他人违章作业。 4、 施工作业时必须正确穿戴个人防护用品，进入施工现场必须戴安全帽。不许私自用火，严禁酒后操作。 5、穿拖鞋、高跟鞋、赤脚或赤