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明代档案文书事业管窥 明代是中国档案发展史上一个富有特色的时期。在明代, 修建了皇史宬, 完善了黄册制度, 首创票拟批红制度;此外, 明代在长期的档案管理工作实践中, 不断积累经验和创新, 逐渐形成了一系列完善的档案管理制度, 提高了办事效率和行政效率, 对当时以及后世的档案事业都产生了巨大的影响。明代的档案管理可分为文书处理阶段和归档管理阶段, 每一阶段都有一套相应的处理程序;同时, 二者又是一个统一的整体, 也从一个侧面体现了文档一体化的情况。它们共同构成了明代的档案管理制度。 一、 文件处理文件的文件管理体系 (一) 表对文本认真和文学决策 抬头避讳制度。“所谓抬头, 是指在缮写公文时, 凡遇有皇帝或特定的尊贵字样, 均不得紧接上文, 而须另起一行或空格后书写, 以示尊敬, 称为抬头。”[1]抬头制度指的是在书写过程中, 凡遇“皇帝”或其他与皇帝相关的尊贵字样, 虽未写满一行, 也需另起一行或空格书写, 以示突出和尊敬。明代的文书抬头之式已经比较复杂化、制度化了, 在题本奏本上的行文及皇帝颁发的制诏类下行文最为突出, 涉及需要抬头的字词主要有“皇”、“祖”、“天”、“天命”、“祖宗”、“皇祖”、“宗祀”、“慈命”、“祖考”、“明”、“庙”、“圣”、“圣母”、“神祗”、“上德”、“郊”、“社稷”等等。 归纳起来, 其抬写的方式, 计有空抬、平抬、单抬、双抬、三抬、四抬诸形式。不同的抬写, 分别适用于不同被提及的对象, 以体现尊贵程度的不同。 与此同时, 在制文时还实行了避讳制度, 在古代避尊者讳是一个相当敏感的问题。避讳制度也是皇帝至高无上特权地位在文书格式中的一种体现。所谓公文行文避讳制度, 是指在公文行文中, 凡遇本朝皇帝的名字、宗庙或其他对皇帝不祥、不敬的字, 一律以其他字、词代替, 或改字、或缺字、或空字, 有的以同音字代替, 有的用吉利字代替, 甚至与皇帝名字发音近似的字也不准用。明初就规定“进上位表笺及一应文字, 若有御名庙讳, 合依古二名不偏讳, 嫌名不讳, 若有二字相连者, 必须回避, 写字之际, 不必缺其点画”[2]。之后又在《大明律》中以法律形式确定下来, “凡上书, 若奏事误犯御名及庙讳者, 杖八十, 余文书误犯者, 笞四十。若为名字触犯者, 杖一百。其所犯御名及庙讳, 声音相似, 字样分别, 及有二字止犯一字者, 皆不坐罪”[3]。 关于公文字体的规定。关于文书缮写所用字体, 明代在太祖年间就有了明确规定:“表笺文用‘小字真书’;奏本要依《洪武正韵》的字体书写。弘治年间规定, 题本的书写一律手楷书。到正统年间, 表笺的手字有了新的规定, 仿奏本书写要求[4]”。“凡表笺字画, 俱用《洪武正韵》写进[5]”。黄册用细字, 一般书写出现的错误, 并不准浮贴, 错处必须从旁改正并用加盖印章, 以示负责。弘治年间规定, 题本的书写一律用楷书, 凡定稿缮写无误者, 中间不得自行改定, 犯禁者以违制论。违制者, 一般予以笞杖处治。万历以前明代公文习惯上在公文的最后留上一行空白, 这样就为有些人造假有机可乘, 增添内容, 谋取私利。因此, 张居正为内阁首辅时改革了这一弊端, 明令所有官文文末不得留有空白。正文末尾不给非法者随意增添官文内容的机会, 这样也就减少了在公文上造假的可能性, 以堵塞漏洞。 对公文中误写及增减官文书的规定。明代统治者为保证文书的准确性和严肃性, 要求官员必须认真对待公文制发, 对公文中出现的误写或者错误给予法律制裁。《大明律》规定:“若上书及奏事错误, 当言原免而言不免, 当言千石而言十石之类, 有害於事者, 杖六十。申六部错误, 有害於事者, 笞四十。其余衙门文书错误者, 笞二十。若所申虽有错误, 而文案可行, 不害於事者, 勿论[6]”。一般书写出现的错误, 必须从旁改正并加盖印章, 以示负责。明代通过这些法条强调了官员必须认真对待政府公文, 无论是在撰写, 还是抄录过程中都必须认真仔细, 不能“当言‘原免’, 而言‘不免’, 当言‘千石’, 而言‘十石’[7]”, 发生诸如此类的事情, 并造成不良后果, 便责以重罚。正是这些硬性规定, 使得篡改档案的难度加大, 一定程度上可以保证档案的真实性和完整性。 “禁繁文”的系列举措。“明朝繁文之弊相当严重”[8], 管理起草的公文动辄就是数千言、数万言。这样就引起了出身底层的朱元璋极度的反感。洪武二年 (1369) , 朱元璋就对翰林侍读学士詹同说:“古人为文章, 或以明道德, 或以通当世之务, 如典谟之言, 皆明白易知, 无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》, 亦何尝雕刻为文?而诚意溢出, 至今使人诵之, 自然忠义感激。近世文人, 不究道德之本, 不达当世之务, 立辞虽艰深而意实浅近, 即使过于相如、扬雄, 何裨实用?自今翰林为文, 但