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文件信息管理办法 文件信息管理办法 第一章 总则 第一条 为了规范企业文件管理，保障信息安全，提高企业决策效率，根据《中华人民共和国文件法》等有关法规和制度规定，制定本办法。 第二条 本办法适用于企业内所有文件的管理。 第三条 文件是指企业内产生、收到、外发、移交和使用的各种载体上的书面材料、电子资料和图像等载体。 第四条 文件信息是指文件内所含的有关内容、时效、形式、格式和安全级别等要素的有关资料。 第五条 企业内部文件的管理应当做到组织有序、科学规范、有效利用和及时归档。 第六条 文件信息管理应当遵循严格保密原则，保护信息安全，严禁泄密行为。 第七条 文件信息管理应当做到便于查询和取阅，防止文件遗失或毁损。 第八条 文件信息管理应当受到主管部门和外部审计机构的监督和检查。 第二章 文件存档管理 第九条 文件存档有实体存档和电子存档两种方式。 第十条 实体存档应当遵循以下原则： （一） 设立文件保管室，并配备专人负责文件管理。 （二） 文件应当按照分类、目录、案卷号的方式进行编制，并设定文件保管期限。 （三） 文件存放应当按照保密要求和文件的重要性进行分级存放。 （四） 文件应当按照存档期限和存档种类进行分类归档。 （五） 实体存档应当做到统一标识、规范分类，便于管理和检索。 第十一条 电子存档应当遵循以下原则： （一） 设立电子档案馆，并配备专人负责电子文件管理。 （二） 建立数字电子文件档案系统，保证电子文件的安全性和完整性。 （三） 文件应当按照分类、目录、案卷号的方式进行编制，并设定电子文件的保管期限。 （四） 文件应当按照存档期限和存档种类进行分类归档。 （五） 文件的电子存储设备应当保持性能稳定，并注重文件的备份与恢复。 第三章 文件信息利用管理 第十二条 企业应当合理运用文件信息，促进决策效率。 第十三条 企业应当制定文件利用规范，明确文件的利用范围、方式和程序等。 第十四条 文件信息利用应当遵循以下原则： （一） 确定文件信息利用的目的和范围，说明文件信息利用所涉及的事项和相关人员。 （二） 文件信息应当进行筛选和加工，保证其准确性和完整性。 （三） 文件信息利用应当遵循保密原则，严禁泄密行为。 （四） 文件信息利用过程中应当留有正确的反馈意见，以便用于调整决策。 第四章 文件清理管理 第十五条 文件清理包括实体清理和电子清理两种方式。 第十六条 实体清理应当遵循以下原则： （一） 按照保管期限和保密要求，确定清理计划和形式。 （二） 清理文件应当由负责人或授权人员实施，并留有清理记录。 （三） 清理文件应当坚持公开、公正、公平的原则。 （四） 对于重要文件和历史文献应当做好保管和维护工作。 第十七条 电子清理应当遵循以下原则： （一） 按照保管期限和保密要求，制定清理计划和方式。 （二） 对于电子文件的清理应当先备份，并留有清理记录。 （三） 清理电子文件应当坚持公开、公正、公平的原则。 第五章 文件信息保密管理 第十八条 文件信息保密应当遵循以下原则： （一） 制定文件信息保密制度、管理规范、技术措施和应急预案等。 （二） 对于非密和机密文件应当制定明确的分级管理办法。 （三） 对于涉密文件应当实行特定保密措施，并由专人负责管理。 （四） 对于数码文件应当按照安全级别进行分类存储，并进行加密措施。 （五） 对于信息泄密事件应当做好应急预案，及时采取措施，防止损失扩大。 第六章 违规行为处罚 第十九条 对于违反文件信息管理办法的行为，应当按照《中华人民共和国文件法》及有关行政法规予以处理。 第二十条 对涉嫌违法犯罪的行为，应当依法追究刑事责任。 第七章 附件及法律名词注释 1、所涉及附件如下： （一） 文件档案目录表 （二） 文件信息利用申请表 （三） 电子文件备份记录表 （四） 保密文件清理记录表 2、如下所涉及的法律名词及注释： （一） 《中华人民共和国文件法》：1989年1月1日施行，规定了文件的分类、生成、传送、保管、利用和销毁等方面的规则和有关主管部门的职责。 （二） 保密原则：指在保护国家对某些事项的秘密性的时候，所采用的信息管理和安全制度。 （三） 信息安全：指对被管理信息的保密性、完整性和可用性进行控制，保障信息不因受到网络攻击，病毒入侵，泄露等危害而发生损失。 3、如下在实际执行过程中可能遇到的困难及解决办法： （一） 实体存储空间不足。解决办法：对于非重要和不具有历史价值的文件应当进行定期清理。 （二） 电子设备故障导致数据丢失。解决办法：对于重要数据应当及时备份，并存储于不同地点和设备上，确保数据不丢失。 （三） 紧急情况下文件查询不及时。解决办法：实行责任到人的管理制度，设立查询服务窗口，及时为有关工作人员提供所需文件信息。