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基础设施项目资料管理规划 1.总则 1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（ GBT/50328-2016 ）的要求，特制定本制度。 1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,建设过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、影像材料和其它载体的材料。 1.3 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2.工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2.2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 2.2.3主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。 2.2.4书写规定 a书写字迹工整，图样清晰。 b书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 c文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 2.2.5书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为 25mm ，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 3.工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 3.1工程文件接收 3.1.1各单位提供给的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。 3.1.2各部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。 3.1.3档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 3.1.4档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。 3.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 3.1.7档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。 3.2工程文件资料发放 3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。 3.2.2呈送上级单位的工程文件由领导确定发放单位和数量。 3.2.3分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。 3.2.4为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。 3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定 3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。 3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。 3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。