文件控制和管理程序.docxVIP

文件类型： 程序文件 第2版第 0 次修改 第2版第 0 次修改 *13-2022 第 1 页 共 5 页 文件控制和管理程序 1 目的 文件是一切管理和技术活动的依据。为保证与本中心管理体系有关的所有文件 (内部制订的或来自外部的)均现行有效，特制定本程序。 2 适用范围 适用于本中心管理体系的所有文件 (内部制定的和来自外部的) 和技术资料的控 制，其范围包括《质量手册》、《程序文件》、《作业指导书》、《记录表格》等， 以及有 关规章、标准、 规范、规程、 检测/校准方法、图纸、软件等。 3 职责 3.1 最高管理者负责《质量手册》和 《程序文件》的批准发布 ? 3.2 质量负责人负责管理体系文件审核，技术负责人负责相关作业指导书、仪器设 备校准方法和技术文件的审批? 3.3 质量负责人负责主持管理体系文件等的编制? 3.4 综合办公室负责组织管理体系文件的编制标识、更改和归档管理? 3.5 各技术室主任负责技术标准现行有效性的识别和管理? 4 工作程序 4.1 文件资料的分类 4.1.1 内部文件:本中心内部编制的文件包括:《质量手册》、《程序文件》、《作业指 导书》及《记录表格》等 ? 4.1.2 外部文件:与检测有关的法律、法规及正式出版的技术标准， 国家标准、行业 标准、地方标准等下发的技术规范、检测方法以及图纸软件等? 4.1.3 文件控制流程图 文件控制流程图如下图所示。 第 2 页 共 5 页 文件控制流程流程图 4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1 《质量手册》和《程序文件》由质量负责人组织安排人员编制， 质量负责人 审核，最高管理者批准发布? 4.2.2 作业指导书及仪器设备校准方法等技术文件由各检测室主任组织编制，各检 测室主任审核，技术负责人批准发布? 4.2.3 其他管理文件及外来文件由相关单位编制或识别，并控制分发? 第 3 页 共 5 页 4.3 文件的标识 (1) 《质量手册》为第一层次管理体系文件，其标识格式如下 : HNJY /ZL – 年号 (四位阿拉伯数字) 质量手册 本公司代号 (2) 《程序文件》为第二层次管理体系文件，其标识格式如下 : * - 年号 (四位阿拉伯数字) 文件顺序号 程序文件 本公司代号 如： *17-2022，表示“*有限公司”第 17 个程序文件、 2020 年发布。 (3) 《作业指导书》的标识格式如下 : HNJY/ZY - 年号 (四位阿拉伯数字) 顺序号 作业指导书 本公司代号 如： HNJY/ZY-1-2022，表示“*有限公司”第 1 个作业指导书、 2020 年发布。 (4)文件版本代码 用阿拉伯数字“1、2、3”表示。 (5)修改状态代码 用阿拉伯数字“0，1，2，3……”表示修改次数；“0”表示没有修改。 (6)记录表格标识 文件类别代码-记录表格序号 如： CMXJL-1，表示程序文件、第 1 个表格； ZYJL-5，表示作业指导书、第 5 份记录表格； YJS-CX-02，表示本公司质量管理体系文件中的程序文件、第 2 个表格。 (7)受控文件编号 第 4 页 共 5 页 文件标识-员工编号 如 *-2022-001，表示“*有限公司”程序 文件、 2020 年发布、001 号员工。 4.4 文件的控制 4.4.1 管理体系文件分为受控本和非受控本?受控文件、资料加盖受控章和分发编 号， 非受控文件无此要求。本单位管理体系文件和技术文件是受控文件， 必要时可编 制非受控版本。 外来技术文件和法规性文件是否受控， 由质量负责人确认。受控本应 标明受控状态，并编号登记发放至相关人员? 4.4.2 综合办公室组织各检测室对适用的法律法规、技术标准类文件进行收集、识 别其有效性；其他技术性文件由各检测室负责识别、登记和控制? 4.4.3 上述受控文件一览表由综合办公室负责组织填写? 4.5 文件的发放 4.5.1 受控文件必须加盖“受控”印章和注明发放号， 以便于修改、更换、收回及 追溯? 4.5.2 《质量手册》、《程序文件》、技术性文件及相关检测依据标准的发放范围由综 合办公室确定并负责组织发放? 4.5.3 文件领用人按照工作需要领用文件，在 《文件发放回收登记表》 上签字后领 取? 4.5.4 当需使用文件的人员不属于已定发放范围时，不得随意借用其他人的文件复 印，应向综合办公室提出申请，经批准后到综合办公室或各检测室领取? 4.5.5 受控文件使用人员应合理使用文件，保持文件的完好性?当确因文件使用频繁 或非人为原因造成文件破损，严重影响正常使用时，