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门诊西药房盘点监测结果分析 我院为广州三级医院，日处方量超过6000份。该医院的药品流量大，品种多，考虑到临床医生的紧急情况，整个医院都很难将药物分开。为加强药品管理,提高药品的帐物相符程度,对我院门诊药房盘点进行总结并分析如下。 1 制作盘表的结合 我院采取每月盘点一次的频次,每次盘点前根据盘点工作量的多少进行人员和药品的分组,并制作盘点表。为了将误差降到最低,采取晚上门诊下班之后进行集中盘点,一般2 h可以完成。盘点结果可以直接录入我院门诊信息系统并得出盘点统计表和明细表。从2010年5月开始,开始对每个月的盘点结果进行分析总结并对盘点方法进行改进,提高了盘点的准确率。 2 库存药品实际盘税处理 采用软件系统对盘点结果进行统计,并用excel对结果进行分析,2010年5月至2011年7月我院门诊西药房盘点金额误差百分比如表1所示。盘点误差度= 盈亏金额/库存金额×100%。如表所示,除了个别月份之外,总的盘点误差一直保持在3%以内。因为盘点一般选于一周内库存药品最少的一天进行,所以库存金额也相应较小,如按照平均日库存金额进行计算,盘点误差金额在1.40%左右。 药品盘点的准确性分为两个层面:一是盘点数量的准确性,二是盘点单品种类的准确性。考察总体的盘点结果,金额盈亏只是工作的一个方面,更重要的是对各个药品盘点准确性的把握。同期盘点盈亏数为0及盈亏数在10以内的药品品种比例如表2所示,可以看到,盘点准确率在不断的提高,盈亏数为0的品种,从50.32%上升到65%左右;盈亏数在10以内的品种,从90%左右上升到94%左右。 3 现行药品难以管理制度不完善的药品见表1 综合实际情况,分析盘点误差,有以下几种原因: 3.1基数药品的设定 为了方便患者,我们西药房与某些门诊科室约定,将某些经常用到的小针剂设为基数药品,患者不用到药房取药,直接在就诊科室凭处方用药,科室护士收集处方后回西药房换领药品。而系统扣减库存则是在患者缴费之后,所以这部分药品存在较大误差。在盘点盈亏数50的药品中,该类误差占到80%以上。 3.2患者取药的不确定性 门诊患者存在当天处方缴费后不取药,或者非当天处方取药的情况,且我院门诊西药房包含急诊药房,盘点时取药窗口仍在调配发药,药品实物随时有可能减少,而盘点上账面数却已固定。 3.3退换药造成药品误差 急诊和门诊注射室出现某些药品多,而另一些药品少的现象,医护人员也希望用多出的药品换取某些破损的药品,药房人员从不损害患者的经济利益,保证药品正常使用又不使药房出现亏损的前提下,同意退换, 故出现某些药品品种的盈亏。 3.4同一药品有多种包装规格 为方便调配及药品保存,我院制剂室将某些常规散用的药品用铝箔预先分装好,如酮替芬片,购买的为60片/瓶,分装为3片/包,6片/包,14片/包三种规格。而出于财务及药品管理的角度,系统默认为同一种药品,扣减散包药品库存的时候,也会相应扣减整瓶药品的库存。而造成这类药品盘点时经常盘盈。 3.5报损、退库品种未能及时进行电脑出库,或一些已发出药品尚未进行电脑发药, 这也是造成药房账物不符的原因之一。 4 普遍的盘问及总结 4.1合理安排人员 将盘点药柜责任到小组,每个小组由2～3人组成,分盘点、输入和审核三个环节,充分发挥盘点人员的团队合作精神和责任心。如果出现帐物不符及时进行核实并报告主管,如没有发现不符而出现盘点误差经核实则根据误差金额进行经济处罚, 4.2科学设计盘点表,是保证盘点准确率,缩短盘点时间的重要客观手段之一。我院盘点表示意图如图1所示,因为门诊量大,某些常用的药品可能不止一个位置,这就需要我们做到每个药柜有相应并唯一的盘点表,保证每个药品有唯一的总数。药品桉批次分列,盘点的同时又兼顾有效期。 4.3进行盘点分析和总结 由专人于每次盘点完毕的第二天进行盘点情况分析和总结,包括误差较大的药品查找原因,针对出现的问题寻找对策等等。 4.4改进措施 针对我院西药房盘点存在最大误差的基数药和散包药品,如果可以做到科室药品二级库存管理,以及散包药品整瓶药品分开计数,则会大大提高盘点的准确率。 5 药房物质管理 药房库存药品实数与计算机药品库存数的相符程度(即账物相符)是管理的基本要求,在极大程度上反映了药房物质管理的水平,同时也是药房调配工作正常运行及药品库存上、下限设定等工作正常进行的基础。在保证了人员,盘点表以及及时总结分析的情况下,我院门诊西药房的盘点准确率从90%提高到94%,盈亏数为0的品种由50%提高到65%,符合相关要求。