不动产登记纸质档案数字化的实践与思考.pdfVIP

成果推广 063 ACHIEVEMENT PROMOTION 不动产登记纸质档案数字化的实践与思考 吴丽敏 福州市不动产登记档案馆，福建 福州 350001 摘要：科学技术的进步和不动产登记信息化的发展要求不动产登记机构加快档案工作数字化转型升级。分析了不动 产登记纸质档案数字化的意义，结合工作实践，从数字化工作制度化、经费和基础设施保障、数字化加工管理精细 化和跨部门协同治理、加强档案数字化质量管控、加强档案数字化安全管控等5 个方面，提出做好不动产登记纸质 档案数字化工作的建议，以期具有一定的参考和推广意义。 关键词：档案数字化；不动产登记；数字化加工；质量管控；安全管控 中图分类号：TP39 文献标识码：A 不动产登记纸质档案数字化，即使用扫描仪等设备 窗口工作人员可以通过系统软件快速调取扫描件，简 对不动产登记纸质档案进行数字化处理，使其转化为 化档案利用程序，实现线下档案查询当场办结，档案 数字图像并建立目录数据与数字图像之间的关联关系， 查询利用服务提速增效。另一方面，纸质档案数字化 [1] 将数字图像上传到服务器以供查询利用的过程 。 为档案资料线上查询、智能反馈等创新服务方式提供 数据基础，为深化“互联网+ 档案服务”起支撑性作用， 1  不动产登记纸质档案数字化的意义 有利于促进档案利用服务便民化，实现不动产登记档 1.1 有利于保护档案原件 案查询 “一趟不用跑”。 一方面，纸质档案经过扫描处理，转化为数字图像 1.3 有利于提高不动产登记效率 保存在服务器、磁盘、光盘等载体中，起到异质备份作 档案数字化除了在档案工作中起支撑性作用，在 用，有利于档案安全。另一方面，纸质档案数字化加工 提高不动产登记效率中也起到了基础性、支撑性作用。 后，可塑封入库保管，查询利用时优先调取数字化档案， 不动产登记工作人员在办理登记业务时，如需核对、 无须向库房申请调取纸质档案，避免纸质档案被反复 查阅上一次登记档案或者抵押、查封等登记资料，可 翻阅、复印，有利于保护档案原件，减少纸质档案磨损， 以通过授权账号直接查看数字化成果，无须再向档案 降低丢失的风险。 管理部门申请查档，从而缩短了登记业务办理时限， 1.2 有利于提升不动产登记档案利用服务水平 提高了不动产登记效率。 档案数字化是提升档案利用服务水平、提高群众查 1.4 有利于推动不动产登记档案信息化战略转型 档获得感和幸福感的基础性工作。不动产登记档案属 《“十四五”全国档案事业发展规划》 （简称 《规 [2] 于民生档案范畴，随着房地产市场的发展及公民档案 划》）指出要深化档案信息化战略转型 。档案资源数 意识的提升，不动产登记档案信息需求不断增长，查 字化转型是档案信息化战略转型的重要内容和关键环 档工作负荷量大。在开展档案数字化工作前，群众到 节，不动产登记纸质档案数字化是实现馆藏档案资源 查档窗口现场申请复印档案，窗口收件后由库房工作