内部控制手册-14.8_应付款管理.docxVIP

1 14.8 应付款管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股） 或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关涉及集团采购款项的申请、审批、付 款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程， 旨在确保集团按时支付供应商款项， 确保应付账款 财务信息真实性以及确保集团资金安全等。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 应付账款管理制度。 1.4 职责分工 商务管理部（或各公司履行此职责的部门）：负责与供应商对账，接收和审核采购发票，管 理和回签采购订单，编制付款计划， 提交付款申请。 财务部： 负责应付账款核算，发票匹配与管理， 并根据商务管理部付款申请和银行结算制度 办理应付账款的结算， 确保应付账款、预付账款的准确性。 应付款管理商务管理部授权 应付款管理 商务管理部 授权 1.5 流程图 14 8. 获得应付 相关单据 财务邗 进行应付则款 账务处理 建立应付则款 台则 与供应商对账 2 3 1.6 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.8-CT1 确保应付款管理权限明确 经营效率目标 2 14.8-CT2 确保应付款流程中不相容职务分离 资产保全目标 3 14.8-CT3 确保集团应付账款数据真实准确 财务信息真实性目标 4 14.8-CT4 确保款项支付经过适当授权审批 资产保全目标 5 14.8-CT5 确保按时支付应付账款 经营效率目标 6 14.8-CT6 确保退款得到适当审批 经营效率目标 7 14.8-CT7 确保集团预付账款经过适当审批 经营效率目标 4 1.7 控制矩阵 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不 相 容 职 务 控制 活 动类型 对 应 制 度 控 制 痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 14.8- R1 应付账款管理权责 不清，导致应付账 款支付管理混乱， 影响集团资金支付 安全 14.8-C T1 14.8-C A1 物流部负责收料及入库事宜 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 应 付 账 款 管 理 制度 14.8-C T1 14.8-C A2 商务管理部负责与供应商对账，接收和 审核采购发票，管理和回签采购订单， 编制付款计划，提交付款申请 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 应 付 账 款 管 理 制度、部 门职责 14.8-C T1 14.8-C A3 财务部负责应付账款核算，发票匹配与 管理，并根据商务管理部付账款的结 算， 确保应付账款、预付账款的准确性 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 应 付 账 款 管 理 制度、部 门职责 5 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不 相 容 职 务 控制 活 动类型 对 应 制 度 控 制 痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 14.8- R2 货款支付业务全程 由一人负责办理， 无他人监督检查， 导致资金截留风险 14.8-C T2 14.8-C A4 所有材料付款必须按权限审批： 每月 15 号前，由商务管理部根据供应 商的付款条件按付款方式、付款币别、 付款类型拟制当月度付款计划。急单付 款由商务管理部根据采购需求或供应 商请款在符合要求下提出支付申请 申请/ 审核/ 录入/ 付款 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 付 款 计 划、付款 申请单、 付 款 记 账凭证 14.8- R3 各职能部门之间无 法定期有效地进行 应付账款核对， 造 成应付款管理混乱 14.8-C T3 14.8-C A5 应付账款对账由商务管理部发起， 定期 反馈对账信息给财务部，并分析对账差 异原因、提出解决方案和跟进差异处理 情况 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 应 付 账 款 对 账 单 14.8- R4 款项支付未经过审 批，导致集团资金 流失，影响资产保 全目标 14.8-C T4 14.8-C A4 所有材料付款必须按权限审批： 每月 15 号前，由由商务管理部根据供 应商的付款条件按付款方式、付款币 别、付款类型拟制当下月度付款计划。 急单付款由商务管理部根据采购需求 或供应商请款在符合要求下提出支付 申请/ 审核/ 录入/ 付款 预防型 应 付 账 款 管 理 制度 付 款 计 划、付款 申请单