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行政执法文书及其规范

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一、行政执法文书概述行政执法文书是行政执法机关根据法定的授权、根据一定程序制订的、用于行政管理和行政处分的书面的文本和格式，它是行政执法活动的书面形式。行政执法文书必须由含有行政执法职权的行政机关制订，并且要符正当定的规定，含有规范的格式。任何其它机关和个人均无权制订行政执法文书。行政执法文书是一种必要的形式，是法定的形式。形式反映内容，内容决定形式。行政执法文书体现的是国家行政权力的权威性和不可抗拒性，体现的是法律规范的强制性，体现的是行政执法的严谨程序，关乎着行政执法活动的质量与效能。法律的实施规定通过一定的规范化形式加以体现、传递，行政执法文书就是法律实施的载体。如果一项法律的实施没有通过规范的形式体现出来，轻则只是内部制作人接受批评加以改正，重则影响一种部门的业务理论素质，甚至会使其在行政诉讼中败诉。

因此，重视行政执法文书，是一项认真、严肃的工作，容不得半点马虎大意和敷衍塞责。根据行政执法的合用方向不同，在实践中可分为卫生行政执法文书、环境行政执法文书、质量技术监督执法文书、农业行政执法文书以及交通行政执法文书等等。根据行政执法工作的需要，以用途划分，行政执法文书能够分为行政强制方法文书、行政处分文书、行政执法笔录文书、行政执法函件文书和行政执法档案文书等五种。其中，行政强制方法文书涉及决定采用行政强制方法的命令、决定、意见等文书，普通多在现场检查时使用。行政处分文书是作出行政处分决定的文书，只限于实施行政处分时使用。行政执法笔录文书重要是行政执法人员实施现场检查、调查取证、核算状况或者申请行政复议时所使用的书面笔录。行政执法函件文书是指传递行政执法的告知、移交、建议、回执等信息的文书。行政执法档案文书是行政执法立卷建档所需要的文书。

二、制订行政执法文书的目的:

（一）行政执法程序的规定，是行政执法的必要凭证。首先，下达有关行政执法的指令、规定和决定时，如果口头下达，不仅在层层下达时容易出现失误和不精确，更容易造成执行难的问题。另首先，从应诉方面来说，这也是行政执法的必要凭证。行政机关制订执法文书，也是应诉时所必备的。诉讼讲求证据，行政机关要证明自己的行政执法的正当性和合理性，必需有切实的证据。因此，制订执法文书，是行政执法的必要凭证，是行政机关证明自己行政行为的书面根据和法律根据，是使行政机关免于败诉风险的核心环节。

（二）方便存档，便于参考和查阅。制作行政执法文书尚有一种考虑就是方便存档。同时由于案卷记载了某一具体案件办理过程中的具体材料，它是一定时期行政执法工作的历史资料档案，方便查阅。将行政执法文书制作成文书，相比口头执法能够保存。由于种种因素，某些行政执法的成果可能被查阅和重新界定，因此，原来的执法文书的存在就很重要，由于这样能够方便参考。

（三）使行政执法条理化，清晰化。制作执法文书，则需要将行政执法的全过程具体、条理地统计下来，事实清晰，证据充足，同时辅以一定的阐明，更便于理解。并且这样条理而又清晰的书面文字也便于应诉。由于一旦起了争执需要进行行政诉讼，则这样的书面材料便能够清晰地统计行政机关的行政管理或者处分行为，如何的现场状况，如何的调查，以及有什么样的证据等等，都罗列得很清晰很条理，便于法院采纳和查证案情，也有助于更有力地维护行政机关的正当权益。

三、行政执法文书制作中出现的问题及其规范化实体方面的问题及规范必备文书的不适宜省略现象及规范。以质量技术监督执法文书为例，质量技术监督执法文书除案卷、卷内目录外必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、备案审批表、调查笔录、案件讨论统

计、告知、相对人陈说申辩笔录、行政处分决定书、送达有关文书和结案审查表。缺少任何一种都属于文书不齐备，但在实际办案过程中往往就会出现问题，如省略行政案件讨论笔录、不制作行政相对人陈说申辩笔录等，影响了执法文书的严肃性，也直接影响了行政执法的有效性。针对这种不当省略现象，我们应当引发足够的重视。首先要从思想上予以重视。由于行政执法文书不仅是对行政相对人的一种处分文书，更是要存档的文书，是后来阅卷或者诉讼中赖以存在的基础性文书。因此，做好这一步，规范文书形式环节是必要的。另首先，工作人员在行政执法过程中应认真严肃地制作行政执法文书，任何一种环节，任何一种环节都要有明确的统计和表述，不能由于其只是一种环节而不是结论性东西而加以省略，否则便会使行政执法文书的有效性大打折扣。