办公用品规范管理政策.docVIP

有关重新下发《办公用品管理制度》的告知

各部门、车间：

为更规范企业办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节省，防止挥霍，结合企

业实际，特对办公用品管理制度进行修订。详细如下：

一、办公用品的分类

按使用的性质分如下六类：

1、办公设备类：:机、机、复印机、碎纸机、扫描仪、打印机、计算器、电脑主机、显示屏、互换机、电风扇、空调及遥控器、饮水机、

冰柜等及对应耗材配件等。

2、电脑耗材类：墨盒、硒鼓、碳粉、键盘、鼠标、光盘、U盘等。

3、公共物品类：笔记本电脑、摄像机、投影仪、数码相机、DVD、功

放、音像、话筒、激光笔等。

4、办公家俱类：各类办公桌、办公椅、会议桌、会议椅、电脑桌、档

案柜、沙发、茶几、书写白板等。

5、办公文具类：铅笔、签字笔、白板笔、记号笔、橡皮、胶水、印油、

印泥、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、笔芯、修正液、剪刀、订书机、复写纸、大头针、复印纸、打印纸、标签纸、文献架、

文献夹、票夹等。

6、劳保日用类：工作服、毛巾、手套、围裙、香皂、洗衣粉、洗洁精、口罩、牙膏、牙刷、创口贴、人丹、正气水、一次性杯、拖把、脸盘、畚

斗、扫帚、纸篓、卫生纸、垃圾袋等。

二、办公用品的管理

1、办公用品中波及到固定资产类的物品采购配置、报废、结算等，应

按照企业固定资产管理方面的有关制度进行。详细指代

2、企业办公用品的管理统一归口企管办，详细负责办公用品的配置审

核、跟踪管理、入库领用、使用调配、保养维护、报废处理等工作。

三、办公用品的申请

1、各部门及员工需配置《常备库存办公用品明细》(详见附表1)之外的办公用品时，需填写完整清晰的配置申请单，部门领用(领用的物品是部门人员公用的)填写《部门领用办公用品配置申请单》(详见附表2),员工领用填写《员工领用办公用品配置申请单》(详见附表3),各部门由科员

或车间班长以上职务者统一按需领用。

2、各部门及员工提出申请办公设备类与办公家俱类用品时，按附表4配置原则进行采购或调配。所有部门、员工的办公设备类和办公家俱类配

置，就低不就高的原则，在淘汰和报废过程中，按原则逐渐更换。

3、各部门及员工应有计划地申请办公用品，申请常备库存外的办公用品、办公设备类、办公家俱类时，需在每月5日前按部门汇总后统一提交

申请。

四、办公用品的采购

1、采购责任划分

企管办负责电脑耗材类、公共物品类、机、机、复印机、扫描仪、打印机、电脑主机、显示屏等部分办公设备的采购和调配；采购部负

责办公设备类、办公文具类、劳保日用类用品的采购。

2、采购原则

采购人员严格遵守职业道德，及时理解商品市场信息，选择适应对口、质量可靠、价格合理的办公用品。购货价格由分管经理严格把关，企管办

负责价格立案及审核。

3、采购程序

常备库存的办公用品每月5日前由采购员根据实际库存状况，及时做好

补货及备库工作。劳保用品每月5日前由人力资源部编制采购计划，经部门、企管办审核，企业领导同意后交由采购部组织采购。常备库存外的办公用品

需在收到申请部门或员工的已批配置申请单后，方可进行采购入库。

4、各使用部门提出办公设备、办公家俱类用品配置申请时，先由企管

办在企业内部先行调配，内部调配不能满足时，方可对外采购。

5、特殊状况下急需的办公用品，经使用部门主管领导及总经理同意，

可由使用部门自行采购，但须到辅料仓库办理入库领用手续。

6、办公用品供方进行帐务结算时，需提供正规的增值税专用发票。特殊状况下，需经使用部门主管领导及总经理同意，方可用一般发票进行结

算。

五、办公用品的入库

1、所有办公用品购入后必须入库、建立ERP库存管理台账。仓管员要根据送货单认真查对数量、价格、种类等，做到帐物相符，方可开具入库

单。对不符合规定的，仓管员有权不予接受，由采购人员调换或退货处理。

2、非常备库存的办公用品、办公设备类、办公家俱类由企管办统一签

收，仓储部根据采购申请单或领导同意书予以办理入库。

3、对于专业性办公物品的入库检查，应由各使用部门的技术人员进行

检查。对不符合规定的，使用人员有权不予接受，由采购人员负责调换或

退货处理。

4、采购部编制出常用的办公用品价格表交企业财务部保管，并交企管办一份立案。财务部在接到对应付款单据时，应当再次查对对应品种的单

价、总金额及签收人的签字，确认无误的予以付款。

5、仓库管理员做好建帐登记，妥善保管，对所有办公用品的入库、领

用、库存一目了然，帐实相符。

六、办公用品的领用

1、辅料仓库每周一、三、五下午受理各部门的办公用品的领用(营销

机构、劳保生活用品除外)。

2、所有部门和员工领用办公用品时都必须按规定填写领料单，各部门

由科员或