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食品服务档案及跟踪管理

1、档案服务能力

档案室

电子档案

1、档案管理承诺书

为进一步规范配送食品综合档案管理，提高我单位档案综合管理水平，扩大档案的利用程度，节约成本，提高办公效率，逐步实现档案工作的自动化和网络化的同时，确保档档案信息的真实性、准确性，以及网络信息利用的安全性，特签订本承诺书。

一、采取纸质档案和电子档案并存的管理方式进行档案管理。

四、严格遵守《档案保密制度》，不得泄密，不得对档案网络资源进行恶意下载、复制、传播等操作。

五、在录入档案材料时，应按照综合档案部门的要求，按规定进行录入及上传，不得提供虚假、缺漏的文件信息，应保证所录入的档案资料的真实性、完整性、准确性。

六、所有档案未经领导签字允许，不得泄露给第三方。

七、严格按照本项目要求做好学校档案管理，及时做好档案资料上报工作。

投标人：食品有限公司（公章）

2024年2月7日

2、档案管理员管理职责

（一）严格执行制定的档案管理制度。

（二）负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。

（三）采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。

（四）做好档案的保密工作。

（五）每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。

（六）每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。

3、档案管理制度及保证措施

一、总则

1、为加强本单位档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。

2、档案，是指从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、指定行政部门专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。

4、会议文件由行政部门收集。

5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。

2、本单位对外的正式发文与有关单位来往的文书等。

3、本单位的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。

4、本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本单位的大事记及反映本单位重要活动的照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

5、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护档案的完整与安全。

六、档案的使用

1、档案只有内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

八、档案记录表

档案号编制要求：编号由13位数组成，前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号，第九位为“-”，后四位为顺序号，顺序从0001开始编排。

档案管理统计表

序号

文件编号

文件标题

页数

份数

档案号

交、接人

存档时间

备注

文字

电