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采购流程及主要工作内容

物资采购流程及主要工作内容

（1）物资采购流程详见图11.3-2。

物资采购流程

（2）物资采购主要工作内容详见表11.3-4。

物资采购主要工作内容

序号

项目

主要工作内容

1

编制采购计划

项目采购计划是保证工程建设在合理工期内完成的重要工作。项目采购负责人负责组织编制项目物资设备采购计划，经项目负责人批准后实施。

（1）编制依据：

1）项目工程总承包合同。

2）工程总承包企业有关采购管理的程序和制度。

3）项目总进度计划。

4）项目设计进度。

5）设备制造周期（即实际制造周期加上原材料采购运输时间）。

6）发包人提供的购置设备、材料的资金计划。

7）采购管理部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。

（2）项目采购计划应包括以下内容：

1）项目采购计划编制依据。

2）工程总承包项目概况。

3）项目采购原则包括分供策略及管理原则，进度、费用、质量和安全等的控制原则。

4）项目采购任务的范围和内容，项目部与发包人以及施工分供商在目采购任务方面的分工及责任关系。

5）采购进度的主要控制主要目标、要求和措施，长周期设备和特殊材料采购的计划。

6）采购费用控制的主要目标、要求和措施。

7）采购质量控制的主要目标、要求和措施。

8）发包人对项目采购工作的特殊要求，以及项目部对发包人要求的意见和拟采取措施。项目采购管理部及项目部其他相关人员应严格按采购计划开展工作。项目负责人和采购负责人应对采购计划的实施情况进行监控。

2

采购申请

对于重大和关键物资设备，项目采购管理部准备一份“采购申请”，详细说明所需采购材料、设备的技术要求、所需数量、检查要求和供应商资料，采购申请的材料准备齐全后向监理及发包人提交审批。

3

招标及报价评审

项目采购管理部对经监理及发包人审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出经评审通过的招标文件并组织评审工作。

4

召开供应商协调会及签订采购合同

在最终选定中标供应商之前，要召开合格供应商协调会，使这些供应商有机会解释、澄清或确认技术评审和商务评审中提出的各种问题。

项目采购管理部进行报价比选，向项目负责人上报评审结果及报价顺序，再向监理及发包人报备，项目部编制并签订采购合同。

5

催交

为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货，项目采购管理部催交人员通过各种努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定期地向项目采购负责人汇报情况，通过项目负责人向监理及发包人通报情况，定期发布采购催交状态报告（常规催交以月为基础）。

催交的主要工作范围：

（1）编制催交计划，特别是主要设备的催交计划。

（2）最终确认图纸及技术资料，并在确认后督促设计管理部按时返回供应商。

（3）了解并督促供应商的生产进度的执行情况等。

（4）为了保证按期将物资设备运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如货运文件的准备，包括保管手续、进出口许可证等。

（5）编制催交状态报告。

6

检验

（1）项目采购管理部根据采购申请和相关合同、规范的要求，负责在供应商的工厂检查设备、材料和监督试验。对检验进行分级管理，确保所有的设备、材料完全符合批准的采购申请和相关的技术要求及检查、试验等级要求。进出口物资设备必须经过国家或地方的商检机构（如商检局）的商品检验。

（2）检验的主要工作范围：

1）编制检验计划。

2）中间检验。

3）成品检验、试验。

4）办理委托驻厂监造或商检机构检验。

5）编制提交检验报告。

7

运输

运输是指物资设备制造完毕，经检验合格后，从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等业务。项目采购管理部负责所有运输活动的管理和控制。

（1）运输的主要工作范围

1）计划和管理项目物资设备的运输活动，编制运输计划。

2）制定运输规程，对运输的路程、文件、包装以及标志等问题做出规定。

3）确定国际或者国内的运输代理机构，监督所选择的运输代理商的活动。

4）保证安全、经济、迅速地将物资设备运到现场。

5）定期提供和更新运输状态报告。

（2）清关

1）进出口的货物需要办理清关手续。项目部可以请求发包人给与协助并有权选择一个清关代理机构办理所需的进出承包商的主要职责如下：

2）在货物到达前接收和检查货运单据。

3）准备所有必需的海关单据和完整的关税手续。

4）与将货物运至现场的当地承运商协调。

5）安排关税检查，保税储存，运至施工现场。

6）及时发布清关状态，并向监理及发包人各提供一份清关状态报告。

8

物资交接

（1）中转站的设置：

中转站的设置应综合考虑项目所覆盖的范围、途经的地形地貌、交通条件以及施工分供商的状况等各方面因素，使每一个站都能充分发挥其作用，满足各施工分供商的物资设备需要。站址的选择应考虑以下方面：

1）交通便利、接货方便。

2）能满足中转站所负责区域工程材料的施工进度、材料装卸、存