QXX GAD.004-2024A0印章管理规范.docx

印章管理规范Q/XXGAD.004-2023A0

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Q/XX

安徽XXXX有限公司企业标准

Q/XXGAD.004-2024A0

受控状态：

印章管理规范

编制：

审核：

批准：

2023-11-30发布2023-12-01实施

XXXXXX有限公司发布

修订履历表

日期

条款

内容

版本

修订人

/

新版修订

A0

修订

A0

会签发放表

会签部门

会签人

会签日期

发放部门

￡营销部

￡营销部

￡技术部

￡技术部

￡品保部

￡品保部

￡生产部

￡生产部

￡物流部

￡物流部

￡采购部

￡采购部

￡人力资源部

￡人力资源部

￡财务部

￡财务部

用印业务流程

流程名称

印章使用管理工作流程

编码

文件记录

执行者

监控者

行为实施环节

各部门

印章执管人

分管领导

总经理

管

理

行

为

流程开始

流程开始

印章使用申请（部门负责人审核）

流程结束印章使用印章登记

流程结束

印章使用

印章登记

是否其他章审核

是

否

其他章

审核

是否公章、合同章审批

是

否

公章、合同章

审批

用印外出审批用印

用印外出审批

用印登记

用印审批单

1目的范围

为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。

适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、收据及对外签署的合同、协议及其他需要印章的文本等。

2引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡不注日期的引用文件，其最新版本及修改单适用于本标准。

Q/XXGAD.003-2021合同管理规范

3术语定义

本管理规范所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同章、财务专用章、发票专用章和其他印章等具有法律效力的印章。

4职责权限

4.1本规范归口人力资源部管理，并负责监督与检查。

4.2公司法定代表人印章由法人管理或法人授权专人管理。

4.3公司公章、合同章由总经办授权专人管理。

4.4公司财务专用章、发票专用章由财务部指定人专人管理。

4.5公司文件下发受控章由总经办负责管理。

4.6公司体系文件受控章由质量部负责管理。

4.7部门章由部门第一负责人负责管理。

4.8凡因工作需要配置印章或更换印章，需向公司总经理上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。

4.9印章刻制：公章、合同章、财务专用章、发票专用章等由财务部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；部门章、受控章等由人力资源部负责。所有印章的规格、样式均按有关规定办理。

5印章管理

5.1印章的管理

5.1.1公司的所有印章刻制回来后统一交给总经办（不可直接交给使用人和部门），由总经办负责登记、印模留样，确定印章保管责任人。印章启用时由公司下发《关于公司启用有关★★★专用章的通知》，注明启用日期、发放部门、使用范围和启用印模。

5.1.2总经办向印章专管负责人移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》，备案表由总经办保管。

5.1.3由于印章磨损不能使用而需要更换印章时，亦需在总经办登记、留样。

5.1.4公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回总经办，由总经办负责重新配发或销毁。

5.1.5严禁印章管理负责人将印章转借他人。

5.1.6印章丢失时，印章管理负责人或丢失印章的员工应当及时向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。

5.1.7公司决定需要停用印章的，由总经理签署同意后，由总经办下发《关于公司停用有关★★★专用章的通知》将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角留存或销毁。

5.1.8任何人不得擅自刻制印章，违反本项规定者公司将进行严肃追责，如因不法行为给公司造成经济或名誉损失的，公司将追究其法律责任或移交司法部门处理。

5.2印章管理负责人的职责

公司所有印章管理负责人应遵守以下规定：

5.2.1印章管理负责人每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章