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合同审核、审批、用印及归档流程的规定

为了加强对公司协议合同管理的规范化、制度化，降低经营成本，减少可能产生的法律纠纷，要严格逐级审核、审批工作环节，减少或避免出现合同的不合法、漏洞或瑕疵现象，有效防范市场风险和法律风险。结合公司实际，制订本规定。

一、适用范围及合同形式

本规定适用于公司全体成员签订的各类合同、协议。

除即时结清者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。当合同单笔业务金额达一万元时，合同必须以书面形式订立；当有保证、抵押或定金等担保时，合同必须以书面形式订立；当我方先予履行合同时，合同必须以书面形式订立；当合同对方为外地单位时，合同必须以书面形式订立。（“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件）。

二、流程规定

1、流程图

4、审核法律风险3、审核财务风险2、审核业务风险1、起草合同（模版）

4、审核法律风险

3、审核财务风险

2、审核业务风险

1、起草合同（模版）

6、签署合同7、登记存档5、审批

6、签署合同

7、登记存档

5、审批

2、流程详细说明

业务经办人负责整个合同审核、审批、用印及归档流程的送审。

（1）合同审核

合同审核中遇到的问题，以“钉钉”办公平台为主要沟通方式。

经办人将已拟定完成的电子版合同（包括本公司合同模板、或对方公司模板）通过企业邮箱发送至公司法务人员，并抄送直接领导和总经理。邮件应注明合同的主要内容、合同紧急程度和重要性、合同所涉业务是成熟模式还是首次尝试的说明、对合同当事人情况的说明、谁是强势一方的判断、合同谈判甚至是前期执行情况的介绍以及应要求提供的合同背景资料等。

公司法务人员应在收到业务经办人合同审核需求的邮件后3个工作日内予以回复，通过对业务人员对合同内容的担心和疑问，从合同整体角度把关，提出综合性的修改意见，对于反复审核的合同在邮件中应注明双方争议的主要问题的法律意见。

（2）合同审批及用印

经办人负责整个合同审批、用印流程的送审。经办人将已拟定完成的合同（对于涉及多部门业务的拟定合同时需进行多部门会商）→经办部门负责人审核→财务部门负责人审核→法务经理审核。在按要求走完流程后可以到公司法务经理处直接用印，具体流程单详见《合同审批备案记录表》（附件1）。合同签订后，纸质版合同由法务部存档，经办部门及财务部备存扫描版。

①业务经办人审核的主要内容：

对签约双方进行主体资格、项目资质、缔约信誉、资信能力、人员构成等方面的审查。

②经办部门负责人审核的主要内容：

根据合同缔约目的、预期效果进行决策性分析，依据缔约性质、类型、习惯以及市场情况，对缔约目的、合同履行等方面进行审核，并签署意见。

③财务部门负责人审核的主要内容：

合同价格、支付方式和税务等条款是否合理、可行性等进行专业审核，并签署意见。

例如：1金额方面：主要关注合同金额是否符合该项目的利润率，保证金数额是否超出公司预算，违约金比例设置是否合理是否在公司的承受范围以内，合同正文的金额信息是否与合同附件资料一致，大小写金额是否相同。

2结算方式：是否符合公司相关规定（银行转账、银行票据、现金交易、电汇、微信、支付宝等），合同涉及的收款方账户名称是否与合同签订方公司名称一致。

3税务事项：合同中约定的发票类型是否与业务内容一致，合同收款方账户名称是否与发票开具方名称一致，合同付款方公司名称是否与我方开出的发票相对方名称一致。

④法务经理审核的主要内容：

依据合同法、合同范本、行业规定、交易习惯以及双方缔约目的，就合同条款的完整、内容的全面、权利义务的一致、违约责任、争议解决方式等方面以及致使合同无效的情况等法律条款进行审查并签署意见。

合同归档

合同签署完毕（签字盖章后）5个工作日内，将合同文本原件交至公司法务部归档，并在《合同审批备案记录表》（附件1）上签字。

法务部存档应建立电子档案目录。

三、其他

1、用印应有相关部门负责人审批未经签批任何人不得私自用印。

2、公司印鉴由专人负责、保管无特殊签审不得转交他人保管或转交携带外出。

3、因业务需要携带外出用印或临时转交他人保管时须事先报请部门经理和总经理批准办理登记手续（见《印鉴外出使用审批表》（附件2））后方可交付。交付后由印鉴临时保管人对在此期间的用印负责。

本规定由微格（北京）信息咨询有限公司总经办负责解释，望各部门经理、主管、各执行人积极配合。本规定自下发之日起执行。

附件一

合同审批备案记录表

合同名称

合同编号

甲方单位

联系人

联系电话

乙方单位

联系人

联系电话

合同总金额

合同期限

合同经