ISO9001：2015ISO14001：2015ISO45001：2018三体系记录控制程序.docVIP

有限公司程序文件

有限公司

文件号：HT/CX-02

发布日期：2017.1.6

版次号:A/0

记录控制程序

生效日期：2017.1.6

目的

通过对管理体系所使用的各类文件、资料进行有效的管理，确保其过程所依据与使用的文件为有效版本。

适用范围

适用于公司管理体系文件的编制、审批、收发、评审、修订、销毁等全过程的管理与控制，包括适用的外来文件的管理。

职责

3.1质保部为本程序主责科室，负责对记录进行标识、编号、统一备案管理。

3.2各相关部门负责其主责程序规定的记录的制定、使用、填写、更改与管理。

4.工作程序

4.1记录的范围

记录泛指本公司实施质量管理过程中形成的所有记录，包括来自供方或相关方的记录。包括：

a：产品记录（证明产品符合要求的所有记录）；

b：与管理体系运行有关的记录（包括：审核报告、过程控制、不合格、不符合、纠正/预防措施记录、各种台帐或记录、会议记录、人员资格和培训记录等）；

c：来自供方的记录（如质保证明、检验报告、合格证等）；

d：来自其它相关方的记录。

4.2记录的形式

4.2.1记录一般采用书面形式，包括文字形式和表格形式。根据需要，也可以是光盘、录像（音）带、磁盘、照片、传真等媒体形式。

4.2.2表格式记录应具有可操作性，编制时可根据表述内容和其重要性确定其形式和深度，以满足使用要求。

4.2.3国家、行业、地方政府和顾客规定的记录表格，经使用部门负责人审批其适用性后可直接引用，并采用原标识。

4.3记录的编制

4.3.1公司主管部门依照其主责，对纳入程序文件的记录内容，设计出相关的记录格式（也可引用），报公司主管经理审核，重要的记录由管理者代表审核。

4.3.2程序文件以外，但标准要求涉及到的记录或需纳入“管理性文件”、“作业文件”的记录，由公司各职能部门编制，报主管领导批准，送质保部核备。

4.3.3经核定的记录，由质保部统一标识，并列出《记录一览表》，以供检索、查阅和存取使用。各程序文件的主责部门，编制分清单，分清单有增减变化时，应及时报送质保部统一修改。

4.3.4记录应能完整准确地反映工序过程、管理过程、系统运行的状况。

4.4记录的填写要求

4.4.1记录填写应及时、真实、项目齐全、规范，符合标准和程序文件的要求，且不得随意涂改，记录应用黑笔或炭素笔填写。

4.4.2所填写的记录应满足保存期限的要求。

4.5记录的管理

4.5.1记录的管理包括记录的收集、整理、归档、保存等活动。具体方法参照《文件控制程序》执行。

4.5.2公司各主责科室的记录应设专人管理。

4.5.3各车间的记录设专人管理，合同/订单/批次完工后有关记录，由车间资料员负责收集整理、归档，移交管理部门。

4.6记录的借（查）阅

4.6.1记录的借（查）阅执行《文件控制程序》相关规定。

4.6.2记录的查阅、抄录、外传必须经记录管理部门负责人同意。

4.6.3有关产品实现及检验的记录，在其项目活动过程中，可根据需要，经管理者代表同意后，提供给顾客或其他相关方查阅。

4.6.4各资料员应建立、填写《记录借阅台帐》。

4.7记录的保存期限和处理

4.7.1记录的保存年限,按其类型和内容确定为:

a：记录档案公司档案室统一存档，每年年底以前各部门应将本部门的质量体系运行记录档案按合同订单的先后顺序整理后经质保、技术部门人员审核，交公司档案室存档，也可按要求每完成一个合同，由质保部牵头随时完成随时收交；

b：一般记录保存年限为5年；

c：涉及责任的产品质量、产品检验的重要记录应延长保存期；6H产品档案保存10年；

d：整理后的《记录一览表》应标注记录保存期限；

e：国家、行业、顾客对记录的保存期限有要求的，照其要求执行。

4.7.2记录的销毁和超期保存

4.7.2.1记录保存到期后,由保管员提出处理意见,填写《记录销毁申请单》报部门领导批准后，自行销毁，并做好销毁记录。

4.7.2.2各部门对记录每年进行一次检查清理，记录保存到期后，需要延长保存期限的，保管部门应在记录封面上注明延长期限。

4.7.2.3对于丢失、损坏、变质的记录，应由保管员做好记录，并提出处置意见，报部门领导批准后进行处置。

5．相关/支持性文件

5.1《文件控制程序》

6．记录

6.1《记录一览表》