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房地产开发公司行政人事部办公设备管理与文具管理指导书
总则
本指导书旨在规范本公司办公设备与文具管理，降低管理费用。
本指导书适用于公司办公设备及文具采购与管理的全过程。
本指导书中所称“公司”是指某某房地产开发有限公司。
办公设备购置与管理
办公设备是指办公家具、复印机、传真机、摄像机、照相机、数码相机、电脑、扫描仪等公司日常办公所需要的价值较高、使用期较长的资产。
办公设备的申请和采购分为预算内和预算外两种。
预算内的办公设备：各部门在年初提交当年的办公设备采购预算，经行政人事部负责人及公司总经理审批同意后实施。
预算外的办公设备是计划外但确实需要配备的办公设备，需提交采购预算与申请，经总经理审批同意后追加预算后方可实施。
办公设备采购申请程序为：使用部门提出申请，填写《采购申请表》，经部门负责人、行政人事部负责人及公司总经理批准后转财务部、行政部备案，由行政人事部负责采购。
办公设备采购完成后，需使用部门、行政人事部及财务部共同验收后，由行政人事部登记造册。
办公设备采购与管理流程：
需购部门
供应商
行政人事部
财务部
总经理
申
购
申购单
申购单
负责人签字
购买
配送
签收
汇总/登记
支付/结算
费用月报表
负责人签字
负责人签字
支付通知
款项划分
审批
配
送
结
算
办公设备由公司行政人事部统一管理和维护。
由行政人事部选择在价格及服务方面在行业中有较明显优势的供应商。
办公家具：由各部门负责保管及维护本部门的办公家具；属于公共场所的办公家具，如会议室的会议桌、椅、投影仪等会议用设备，由行政人事部负责管理、维护。因损坏需维修的，由行政人事部填写《售后服务申请表》，并与供应商或维修商联系。
打印机、传真机由行政人事部集中维护；摄像机、照相机、数码相机由行政人事部负责集中保管和维护，需要使用的部门或个人应提前到行政人事部办理借用手续，用后及时归还。因损坏需维修的，由行政人事部填写《售后服务申请表》，并与供应商或维修商联系。
文具购置与管理
文具采购费用总额由两部分组成，公司公共文具费用和部门文具费用。
公司各部门文具采购预算根据每人每月人民币10元列出（按年度计划拟增加人员的文具费用按每人半年费用列入预算）。由公司行政人事部和财务部发布年度预算。
公司各部门需指定专人负责本部门的文具预算、分发等事宜，如指定人员有变动应提前一个月通知行政人事部。
公司行政人事部每年一次在二家以上的文具供应商中进行比价选择，确定文具供应商。
新员工进入公司，一次性配备文具。具体包括：选定品牌计算器、中性笔、铅笔、直尺、剪刀、回形针、透明胶、订书机、订书针、涂改液、橡皮、笔座各一件。新员工所配文具计入公司公共文具费用。
财务部所用的胶水、橡筋和会计凭证封面、报销单计入公共文具费用内，由财务部报公司行政人事部统一采购。
复印纸、文件夹、笔记本等计入公共文具费用内等，由公司行政人事部统一采购。
文具采购操作流程：
需购部门
行人部
财务部
申
购
申购单
申购单
负责人签字
购买
签收
汇总/登记
费用月报表
负责人签字
支付
款项划分
审批
配
送
结
算
附则
本指导书由公司行政人事部负责修订与解释。
本指导书经公司总经理审批后实施。
某某房地产开发有限公司
办公文具用品费用开支申请表
申请部门：
序号
品名、规格
数量
单位
用途
领用人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部门经理意见：
行政人事部意见：
主管经理意见：
验收记录：
某某房地产开发有限公司
宣传品领用申请表
NO：
申请部门
品名
经手人
数量
申请用途
申请部门经理意见
行政人事部经理意见
备注
注：此表由行政部备存
某某房地产开发有限公司
宣传品领用申请表
NO：
申请部门
品名
经手人
数量
申请用途
申请部门经理意见
行政人事部经理意见
备注
注：此表由行政部备存
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