第十二章-采购信息管理.ppt

第一节信息与管理信息系统一、信息概述（一）信息的含义(1)信息是客观世界各种事物的特征的反映。(2)信息是可以通信的。(3)信息形成知识。(二)信息的类型信息可以从不同角度分为以下几类：按照管理的层次可分为战略信息、战术信息和作业信息；按照应用领域可分为管理信息、社会信息和科技信息等；按照加工顺序分为一次信息、二次信息和三次信息等；密照反映形式分为数字信息、文字信息、图像信息和声音信息等。当然，信息还可以从其他角度进行分类。(1)事实性(2)时效性(3)不完全性(4)层次性(5)可变换性(6)价值性(7)可压缩性(三)信息的属性(四)信息的作用(1)信息是一种战略资源(2)信息已经逐步取代资本的作用(3)与物质和能量的消耗不同。信息是自增值的积累。越用越多(4)信息可以起到心理调节的作用二、管理信息系统的功能(1)信息采集(2)信息处理(3)信息存储(4)信息管理(5)信息检索(6)信息的传输三、管理信息系统规划方法(一)关键成功因素法(二)企业系统规划法第二节企业采购管理信息系统一、企业采购业务中的信息流程(1)接受物料需求或采购指示(采购申请)(2)选择供应商(3)谈判和签订采购合同(4)签发采购订单(5)跟踪订单(6)验收货物(7)确认发票与支付(8)结案并维护供应商档案二、企业采购管理信息系统的功能(1)基础信息管理(2)供应商管理(3)采购申请(4)采购谈判与合同管理(5)签发订单(6)跟踪订单(7)验收货物(8)确认发票与付款(9)库存管理(10)统计与辅助决策第三节ERP中的采购管理一、传统采购工作模式缺点：第一，物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；另外，通常情况下，由于供应部(科)担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，所以必然会加大采购量，其直接后果是带来不必要的库存积压和增加大量的应付账款。第二，业务信息共享程度弱。由于大部分采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握。其带来的影响是业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于个人，人员的岗位变动对业务的影响大。第三，采购控制无法在事前进行监控，通常是事后控制。相对于事后控制(虽然有反馈效果)而言，事前控制能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是横跨多个区域的企业。二、ERP中的采购工作模式(一)基于职责为核心的流程设计(二)基于高度共享的基础信息平台应用使用ERP系统后，提供基础信息的岗位的工作量增加了，比如采购员、询价／报价管理员的工作量会增加，因为以往这些工作都是通过电话来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录。ERP系统构筑的信息平台提高了业务的可追溯性，减少了业务操作中的人为因素。ERP系统可随时查询任意时间与某供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态。另外，ERP系统还可以随时运行需要的报表，以反映某一时期采购业务的执行情况，例如通过趋势分析为改善下一阶段工作提供及时的信息。ERP系统按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律，制定相应的供应商管理策略。(三)完备的控制体系(1)流程有序(2)审批严格。(3)监督有方(四)ERP系统的采购流程该流程的内容是：采购人员登录到企业内部采购系统，提交采购需求单；系统根据需求单的种类确定需求单的处理程序(工作流)，依次审批；审批通过的需求单汇总生成具体采购单，根据采购单类别确定采购方式(如招标或直接采购)。ERP系统可以实现采购需求单的自动或手动生成、修改、删除，实现采购需求单在线提交审批及在线签收等，同时提供数据搜集、信息挖掘和分析功能，以支持采购和销售决策。第四节电子订货系统电子订货系统(ElectronicOrderingSystem，EOS)是指将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机，即刻通过计算机通信网络将资料传送至总公司、商品供货商或翻造商处。EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个商流。在寸土寸金的情况下，零售业已没有许多空间用于存放货物，在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下，采用EOS系统成为必然。一、电子订货系统