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信息时代下企业电子档案管理探讨策略

二十一世纪是一个信息化时代，计算机信息技术已经遍布于各行各业中，与人们的生活、生产密切相关，现代企业在信息时代的发展过程中，应当转变传统的经营模式，朝着智能化方向发展。为在日益激烈的市场竞争中占据一席之地，企业要充分发挥现代科学技术的作用，加强内部控制工作，其中电子档案管理是重要组成部分，必须予以高度重视，不容忽视。不同于过去纸质档案管理，计算机信息技术的应用，促使纸质档案管理走向电子档案管理，为充分发挥电子档案管理的作用，保障企业各项业务的顺利开展，则应当及时发现当前存在的问题，采取针对性措施来加以解决。这并不是一项简单的工作，涉及多方面内容，需要从各方面来进行系统化把控，既要注重电子文件归档工作，又要实施有效的电子档案管理措施，以提高电子档案利用率，推动企业的长远发展。

一、电子文件归档

（一）电子文件的特点

电子文件具有以下特点：一是其采集速度比较快，有着较大的信息容量，在操作上比较简单，能够产生大量的电子文件，便于储存和查询，同时也给电子信息系统带来了压力；二是电子文件依赖于信息系统，无须人工来进行识别，可直接通过计算机网络来被人查询。一旦离开网络，便不可编辑、管理电子文件，因此对于网络环境的要求较高，所采用的操作系统应当定期升级和更新，否则会影响电子文件归档的效率；三是电子文件具有可分离性，指的是其信息和载体可分开，这不同于纸质文件。电