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外贸客户接待流程是怎样的

一、方向

公司接待客户的宗旨、原则和目的

宗旨：让客人感到宾至如归，亲切舒适

原则：注重细节、尊重客户并促进发展

目的：提高公司来访客户的下单率（包括当场下单和访后下单），并将来访客户发展为忠诚客户

二、客户来访前各部门准备工作：

1.行政部：（业务员提前3-5天通知行政部，做好来访准备。）

1)准备一套高质量的茶具或咖啡杯，提升公司形象和品位。最好选择纯白色瓷杯或玻璃杯，要求行政部在7月15日前购买好茶具或杯子。

2)饮品：客人到达前一小时告知前台，询问客人喜欢茶、咖啡还是饮料。

3)纪念品：除了公司常规的相框，业务员提前3天通知行政是否需要额外准备纪念品。行政部提前一天交给业务员，如果是相框，最好在客人到来时先拍照，以便企划部有足够时间设计相框。

4)工具箱：包括电池、剪刀、螺丝刀、订书机等，放在行政部，专门用于接待客人。

5)环境布置：客人到达前半小时打开展厅空调，由业务员通知时间。在展厅循环播放客户国家的国歌。

6)欢迎牌：写上客户国家、公司名和客户姓名。在欢迎牌前摆放一盆花。

2.仓库：业务员需提前一天告知仓库客人来访，仓库准备和测试样品并充电。客人到达时，若业务员有要求，仓库人员需陪同测试产品。

3.展厅管理：业务员提前一天通知展厅管理员，整理展厅并查漏补缺，确保所有产品充电。

4.业务员或跟单：

1)负责与各部门沟通传达信息。

2)业务员或跟单需提前一天准备报价单和目录，熟悉产品价格。

3)在客人到达之前电话跟进，主动询问客人位置并与司机沟通。

二.细节（按时间段）

1.电梯接待：业务员在上楼过程中告知客人会有简短的欢迎仪式，与客人聊天并面带微笑，轻松自在地问候客户。

2.欢迎仪式：公司所有同事站在公司门口，列队欢迎客户并热烈鼓掌。

3.客人进入公司后，由业务员介绍各部门代表，代表们要热情地与客人问好握手。若是大客户，总经理需出来迎接。

5.送客人出门：1)询问客人是否需要我们叫车，由行政部安排出租车到楼下，不要让客人自己找车。2)赠送纪念品并送客人到楼下，互相拥抱道别。

一、机场接人流程

很多人以为这是一个容易的事情，但是你要想到飞机可能会晚点，你的客户可能中国的手机号码还没有开通，根本没有办法联系等等的问题。

首先，如果你是新人，那么一定要亲自去机场接人，绝对不能只是叫个司机过去就行了，这个时候一定要显示你的重视，而且作为新人，一般你手上都没有什么单要去跟，所以客户才是你最重要的，在网上发几十份的邮件也比不上你亲自去与客户面对面的谈。

其次，如果你是第一次见这个客户，那么你一定要准备接人板板上面一定要写明公司的名字，然后是客户的名称，在乘客出口处，一定要大大方方的举起来，有些人会觉得不好意思，其实没有什么必要的，对于一个跑来外地谈生意的人，没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机，还要找来找去都找不到你，这个时候他一定会很担心，特别是那些第一次来中国，而且英文水平也不是很高的那些客户，这一点更加重要。

第三，接到客户，简单的认识之后，要搞清楚下面几个问题：

1.咨询一下客户是否要办中国的手机卡。

2.客户是否要简单的吃点东西(飞机上虽然有餐饮供应，但是有些客户是不喜欢那些食物的)

二、如何在车上交谈

一般来说，现在很多工厂跟机场的距离是比较远的，就我而言，大概就是2个小时左右，在这2个小时里，你也不可能什么都不说，所以你也要注意以下几点：

1.做足一切准备

来接客户之前，你一定要准备好公司的简介，一些的样板之类的东西。客户未必要看，但是如果他真的要看的时候，你一定要拿的出来，特别是对于一些时间很紧迫或者是工作狂的，他们是不会放过任何的时间的。如果客户是跟老婆或者孩子一起来，那么别忘了在车上准备一点小零食/饮料之类的东西，孩子毕竟不是大人，他们的目的不是谈生意，但是你也要照顾好。

2.客户要休息

如果客户在车上要求休息，很多新人觉得这是个非常好的建议，因为根本不需要自己去准备任何的话题，也不怕出错，但是你一定要知道，如果客户这样做的话，你就少了一个跟客户沟通的过程，当然如果你看到他真的也很累，他要休息也是很正常的。

3.简单的咨询一下旅程

跟客户聊聊旅程，这些都是很客套的话题

---机票好订吗?

---飞机上舒服吗?

---餐饮可以吗?

---飞机票需要确定回程吗?

对于一般的东南亚的客户来说，这个通常是不用的，因为飞机的航班比较多，而且比较密，而且去东南亚也非常方便，所以这个问题可以忽略，但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户，这个问题非常重要，因为那边的航线比较少，而且很爆，他们订机票的时候，基本上是没有确定回程日期的，所以你一定要第一时间帮他们去排期，特别像阿联酋航空，卡塔尔航空这些，你要提前很长时间准备的，所以一定要聊这个话题。所有做外贸的新人，一