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文件管理制度标准版范文

文件管理制度标准版

第一章总则

第一条文件管理制度是指组织机构为规范文件的生成、传递、

利用、保存和销毁，保障文件独立性、完整性、可追溯性和安

全性，提高文件资源的利用效率，制定的一系列规章制度。本

制度的编制目的是为了加强对文件的管理，提高行政效能，规

范工作流程，确保文件的安全性和有效性。

第二条文件管理制度适用于组织机构内文件的整理、利用、

归档、借阅、会议记录等各个环节，同时也适用于组织机构内

电子文件的管理。

第三条文件管理制度的基本原则是依法、规范、科学和便利。

第四条文件管理制度的主要任务是建立健全文件管理制度，

规范文件管理工作，加强对文件的保管与使用，提高办公效率。

第五条文件管理制度的内容包括文件的生成、传递、利用、

保存和销毁等各个环节的规定。

第六条组织机构内部负责文件管理的部门为文件管理部门，

负责制定和解释文件管理制度，指导和监督文件管理工作。

第二章文件的生成

第七条文件的生成是指组织机构内部根据工作需要，依法依

规生成的各类文件。

第八条文件的生成应当遵循以下原则：

（一）真实性原则：文件应当真实反映事实，不得作虚假陈述。

（二）准确性原则：文件应当准确无误，不得含有错误或误导

内容。

（三）完整性原则：文件应当完整，不得有遗漏或其他不完整

现象。

（四）时效性原则：文件应当及时生成，不得拖延或错过办理

时限。

（五）保密性原则：文件应当根据机密等级进行保密处理，不

得泄露机密内容。

第九条文件的生成应当按照一定的流程进行，流程包括拟稿、

审核、批准、印发等环节。

第十条文件的拟稿应当由相关人员按照规定的格式进行拟写，

包括文件的标题、正文、附件等。

第十一条文件的审核应当由相关人员对拟稿的文件进行审查，

确保文件的准确性、规范性和合法性。

第十二条文件的批准应当由相关领导人对审核通过的文件进

行批准，确保文件的权威性和有效性。

第十三条文件的印发应当通过文件管理系统进行，包括电子

文件的归档和打印出具。

第三章文件的传递

第十四条文件的传递是指组织机构内部将文件交给相关人员

进行处理和办理的过程。

第十五条文件的传递应当遵循以下原则：

（一）权责一致原则：文件的传递应当由责任人按照规定进行，

确保责任的明确和权力的合法性。

（二）传递记录原则：文件的传递应当有明确的记录，包括传

递单、传阅单等。

（三）安全保密原则：文件的传递应当采取安全措施，防止文

件的泄露或丢失。

第十六条文件的传递应当按照一定的程序进行，程序包括发

文、收文、签收等环节。

第十七条文件的发文应当由相关人员根据文件的内容和要求，

按照规定的格式进行发出。

第十八条文件的收文应当由相关人员根据文件的内容和要求，

按照规定的程序进行接收和登记。

第十九条文件的签收应当由相关人员对收到的文件进行签字

确认，并及时将签收信息反馈给发文人。

第四章文件的利用

第二十条文件的利用是指组织机构内部对文件进行查询、查

阅、复印、提供等活动。

第二十一条文件的利用应当遵循以下原则：

（一）公开透明原则：文件的利用应当公开透明，便于相关人

员查询和查阅。

（二）依法取用原则：文件的利用应当依法依规进行，不得超

出权限范围。

（三）咨询服务原则：文件的利用应当提供相应的咨询和服务，

便于相关人员获取所需信息。

（四）保管安全原则：文件的利用应当采取相应的保管措施，

防止文件的损坏或丢失。

第二十二条文件的利用应当通过文件管理系统进行，包括电

子文件的查询、查阅、复印和提供等。

第二十三条文件的查询应当由相关人员利用查询系统进行，

包括按照文件编号、文件标题、文件日期等进行查询。

第二十四条文件的查阅应当由相关人员利用查阅系统进行，

包括按照文件的分类、存档位置等进行查阅。

第二十五条贵组织机构严禁私自篡改、复制文件，严禁向外

泄露机密文件。

第五章文件的保存

第二十六条文件的保存是指组织机构内部对文件进行分类、

整理、归档和存档等活动。

第二十七条文件的保存应当遵循以下原则：

（一）全程留痕原则：文件的保存应当留下记录，包括文件的

生成、修改、传递等环节。

（二）分类保管原则：文件的保存应当按照一定的分类方式进

行，包括按照文件的类型、主题、时间等进行分类。

（三）规范存档原则：文件的保存应当按照规定的存档期限和

方式进行，包括纸质文件和电子文件的存档。

（四）定期清理原则：文件的保存应当定期进行清理，及时销