加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考.docVIP

加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

[摘要]随着信息技术的飞速发展，档案管理已经逐步实现了数字化、信息化。然而，档案信息化管理中保密与安全管理问题一直是管理者和用户关注的重点。如何平衡档案资源的共享利用与安全保密，是当前档案管理面临的一大挑战。文章围绕档案管理安全保密及信息化档案管理，探讨了档案管理安全保密的重要性，并提出了相应的对策和建议，以供参考。

[关键词]档案管理；安全保密；信息化档案管理

档案是记录历史、传承文明的重要载体，也是国家和社会发展的重要信息资源，档案管理是其他工作开展的重要基础与前提，在社会整体发展中占据重要地位。

信息化的发展，尤其是档案管理工作的信息化发展，让档案管理与保密工作变得困难。信息化发展提高了档案管理效率，丰富了档案资源的开发利用方式，但与此同时，档案信息化管理中的安全保密问题也日益凸显。如何在确保档案信息安全的前提下，推进档案信息化建设，提高档案管理水平，成为当前亟待解决的问题。

一、档案管理工作的特点

专业性：档案管理需要具备专业的知识和技能，包括档案分类、编目、整理、保存、利用等。管理人员需要经过专业培训，才能有效地管理和保护档案。

规范性：档案管理工作必须遵循一定的规范和标准，如档案的分类方法、保存方式、保密规定等[1]。这些规范和标准是开展档案管理工作的基础。

历史性：档案是历史的记录，具有重要的历史价值。档案管理不仅是对档案的保存，更是对历史的尊重和保护。

系统性：档案管理工作是一个系统工程，涉及档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等多个环节。这些环节相互关联，构成了完整的档案管理体系。

保密性：许多档案涉及国家机密、商业秘密或个人隐私，因此档案管理工作必须严格遵守保密规定，确保档案的安全。

服务性：档案管理的最终目的是为社会和公众提供服务。管理人员需要积极开发档案资源，为利用者提供便捷、高效的档案服务。

二、档案管理安全保密及信息化档案管理的意义

档案管理作为企业和组织运营中的重要环节，安全保密及信息化管理对于维护档案的真实性、完整性和可用性具有至关重要的作用。随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理模式已无法满足现代企业和组织的需求，实施信息化档案管理成为必然选择[2]。

（一）档案管理安全保密的意义

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录价值的固化信息。档案管理安全保密工作对于维护国家安全、保障社会稳定、促进经济发展具有重要意义。

首先，档案管理安全保密是维护国家安全的重要组成部分。档案中往往包含国家政治、经济、军事、文化等方面的重要信息，一旦泄露，就可能对国家的安全造成严重威胁。因此，加强档案管理安全保密工作是保障国家安全的重要举措[3]。

其次，档案管理安全保密对于保障社会稳定具有重要意义。档案是社会历史发展的重要见证，是维护社会公平正义的重要依据。如果档案管理不善，导致档案丢失、损毁或篡改，就可能产生不稳定因素，甚至引发社会动荡。

最后，档案管理安全保密对于促进经济发展也具有重要意义。档案中往往包含企业的商业秘密、技术研发成果等重要信息，是企业核心竞争力的重要组成部分。加强档案管理安全保密工作，保障企业核心信息的安全，对于维护企业利益、促进经济发展具有重要作用。

檔案管理安全保密工作是一项长期而艰巨的任务，需要全社会的共同努力。全社会应增强档案管理安全保密意识，建立健全档案管理制度，加强技术防范和人才队伍建设，切实保障档案的安全和保密。

（二）信息化档案管理的意义

信息化档案管理具有深远的意义，它不仅改变了传统档案管理的方式，还极大地提高了档案管理的效率和安全性。

首先，提高效率。传统的档案管理通常依赖于纸质文档和人工操作，查找、存储和分享信息的过程烦琐且耗时。而信息化档案管理通过数字化技术，将纸质文档转化为电子文档，实现了快速、准确的信息检索和共享，极大地提高了工作效率，节省了时间和人力成本。

其次，保护档案安全[4]。纸质档案容易受到自然因素（如火灾、水灾）和人为因素（如损坏、丢失）的影响，电子档案通过数据备份和加密技术等手段，能够更好地保护档案的安全。此外，信息化档案管理系统还可以设置权限，防止未经授权的人员访问或修改档案，确保档案的安全性和保密性。

最后，推动绿色环保。通过减少纸质文档的使用，信息化档案管理有助于减少树木砍伐和纸张浪费，减轻对环境的压力。同时，电子档案的存储和处理过程中产生的碳排放也相对较低，有利于实现绿色办公和可持续发展。在信息化时代，各级组织和机构应积极推动档案管理的信息化建设，以适应时代发展的需要。

三、档案管理安全保密及信息化档案管理的对策

（一）开展信息化资源建设

信息化资源建设实际上就是以档案信息内容为基础，将其转变为信息资源，从政治、经济、人文、历史等多层面出发，实现