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采购成品管理规定

一、目的

为规范公司采购成品的管理流程，确保采购成品的质量、数量、交货期符合公司要求，提高采购效率，降低采购成本，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有采购成品的管理。

三、职责分工

1.采购部门

负责寻找合适的供应商，进行价格谈判，签订采购合同。

跟踪采购订单的执行情况，确保按时交货。

对采购成品的质量进行初步检验，如有问题及时与供应商沟通解决。

2.质量检验部门

负责对采购成品进行全面的质量检验，出具检验报告。

对不合格品提出处理意见，如退货、换货、返工等。

3.仓库管理部门

负责采购成品的入库验收、保管和出库发放。

建立库存台账，定期进行库存盘点。

4.财务部门

负责采购成品的付款审核和结算。

四、采购流程

1.需求确认

各部门根据生产计划、销售订单等需求，提出采购成品的申请，填写《采购申请单》，明确采购成品的名称、规格、数量、技术要求、交货期等。采购申请单》经部门负责人审核后，提交给采购部门。

2.供应商选择

采购部门根据《采购申请单》的要求，寻找合适的供应商。可以通过招标、询价、比价等方式，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、交货期准时的供应商。

对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理体系、售后服务等情况。

建立供应商档案，记录供应商的基本信息、产品信息、合作历史等。

3.价格谈判

采购部门与供应商进行价格谈判，争取最优惠的价格。可以通过批量采购、长期合作等方式，降低采购成本。

价格谈判结果应形成书面记录，经采购部门负责人审核后，提交给财务部门进行成本核算。

4.签订合同

采购部门根据价格谈判结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购成品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。

采购合同经公司法律顾问审核后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章生效。

5.订单跟踪

采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，督促供应商按时交货。可以通过电话、邮件、传真等方式，与供应商保持沟通。

如发现供应商无法按时交货，应及时通知相关部门，采取相应的措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等。

6.到货验收

采购成品到货后，仓库管理部门应及时进行入库验收。验收内容包括包装是否完好、数量是否准确、规格是否符合要求、随货文件是否齐全等。

质量检验部门应在规定的时间内对采购成品进行质量检验。检验内容包括外观质量、尺寸精度、性能指标等。

如验收或检验不合格，应及时通知采购部门，由采购部门与供应商沟通解决。可以采取退货、换货、返工等方式，确保采购成品的质量符合要求。

五、库存管理

1.入库管理

采购成品经检验合格后，仓库管理部门应及时办理入库手续。入库时应填写《入库单》，记录采购成品的名称、规格、数量、入库时间等信息。

仓库管理部门应按照不同的品种、规格、批次等分类存放采购成品，做到标识清晰、摆放整齐、便于查找。

2.出库管理

各部门根据生产计划、销售订单等需求，提出采购成品的出库申请，填写《出库单》，明确出库成品的名称、规格、数量、用途等。出库单》经部门负责人审核后，提交给仓库管理部门。仓库管理部门应按照先进先出的原则，办理出库手续。

出库时应核对出库成品的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。

3.库存盘点

仓库管理部门应定期进行库存盘点，核对库存实物与库存台账是否一致。盘点内容包括数量、质量、存放位置等。

如发现库存实物与库存台账不符，应及时查明原因，进行调整。对盘盈、盘亏的采购成品，应按照公司规定的程序进行处理。

六、付款结算

1.付款申请

采购部门根据采购合同的约定，在供应商按时交货并经质量检验合格后，提出付款申请。付款申请应填写《付款申请单》，明确付款金额、付款方式、付款时间等信息。付款申请单》经部门负责人审核后，提交给财务部门。

2.付款审核

财务部门应根据采购合同、入库单、检验报告等文件，对付款申请进行审核。审核内容包括付款金额是否准确、付款方式是否合理、付款时间是否符合合同约定等。

如审核通过，财务部门应按照公司规定的程序办理付款手续。如审核不通过，应及时通知采购部门，由采购部门与供应商沟通解决。

七、违规处理

1.对违反本规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。

2.对因违反本规定给公司造成经济损失的部门和个人，公司将依法追究其经济赔偿责任。

八、附则

1.本规定由采购部门负责解释和修订。

2.本规定自发布之日起施行。