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公司采购付款控制制度

一、目的

为加强公司采购付款环节的内部控制，规范采购付款行为，防范采购付款过程中的风险，确保公司资金安全，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购付款业务。

三、职责分工

1.采购部门

负责采购合同的签订、执行及采购订单的下达。

负责对供应商的交货情况进行跟踪，确保货物按时到达。

负责提交采购付款申请，并提供相关的采购发票、验收单等凭证。

2.仓库部门

负责对采购货物进行验收，并出具验收单。

负责对库存物资进行管理，确保库存物资的安全、完整。

3.财务部门

负责审核采购付款申请，确保付款申请的真实性、合法性、准确性。

负责安排资金支付，并进行账务处理。

4.审计部门

负责对采购付款业务进行审计监督，确保采购付款业务的合规性。

四、采购付款流程

1.采购申请

采购部门根据公司生产经营需求，提出采购申请，经相关领导审批后，进行采购。

2.供应商选择

采购部门通过招标、询价等方式选择合适的供应商，并签订采购合同。

3.货物验收

货物到达后，仓库部门进行验收，出具验收单。验收合格的货物，办理入库手续；验收不合格的货物，及时通知采购部门与供应商协商处理。

4.发票校验

采购部门收到供应商开具的发票后，核对发票内容与采购合同、验收单是否一致。如有差异，及时与供应商沟通解决。

5.付款申请

采购部门根据采购合同约定的付款条件，填写付款申请单，并附上采购发票、验收单等凭证，提交财务部门审核。

6.财务审核

财务部门对付款申请进行审核，主要审核内容包括：付款申请的真实性、合法性、准确性；采购发票的真实性、合法性、有效性；验收单的真实性、完整性；合同约定的付款条件是否满足等。

审核无误后，财务部门根据公司资金状况安排资金支付。

7.资金支付

财务部门按照审核后的付款申请，通过银行转账等方式支付货款。

支付完成后，财务部门及时进行账务处理，并将付款凭证归档保存。

五、控制措施

1.预算控制

公司制定年度采购预算，采购部门严格按照预算进行采购，不得超预算采购。

财务部门对采购付款进行预算控制，确保采购付款不超过预算额度。

2.合同控制

采购部门与供应商签订采购合同，明确采购货物的规格、数量、价格、质量标准、交货期限、付款方式等条款。

财务部门审核采购合同时，重点关注付款条款是否明确、合理，是否符合公司的资金状况和风险控制要求。

3.审批控制

采购付款申请需经相关领导审批，审批权限根据公司内部授权制度执行。

审批人员严格按照审批权限进行审批，对不符合规定的付款申请有权拒绝审批。

4.验收控制

仓库部门严格按照验收标准对采购货物进行验收，确保货物的质量、数量符合要求。

验收不合格的货物，不得办理入库手续，不得支付货款。

5.发票控制

采购部门收到供应商开具的发票后，及时进行校验，确保发票的真实性、合法性、有效性。

财务部门对发票进行审核，重点审核发票的内容是否与采购合同、验收单一致，发票的开具是否符合税法规定等。

6.资金控制

财务部门根据公司资金状况，合理安排资金支付，确保资金安全。

对大额采购付款，采取分期付款等方式，降低资金风险。

7.审计监督

审计部门定期对采购付款业务进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。

对采购付款业务中的违规行为，严肃追究相关人员的责任。

六、附则

1.本制度由财务部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。