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信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索

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徐琳琳

摘要：信息化背景下，人们获取档案资料的方式更多，操作也更加便捷，而多种档案资源的管理需求是现代社会的需要，所以行政事业单位的档案管理工作要向信息化转变，以有效提升工作的质量和效率。档案管理工作属于一项长期性、基础性的工作，对于促进行政事业单位各项功能的实现有着直接的推动作用，不断加强档案管理的信息化建设，可以促进档案管理工作的顺利进行。本文对信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新进行了简要分析。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;创新

一、行政事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）提升档案管理人员的工作效率

传统的档案管理方式，工作手段相对比较落后，管理质量也无法保证。因为行政事业单位在长期的发展中有很多的档案资料，并且查询起来也不是非常方便，所以导致这些资料未能充分利用。采用信息化的档案管理方式可以有效提升档案管理的效率和质量，充分利用档案资料，有效减少中间环节，从而满足日常工作的需要。

（二）增强档案资料的安全性

信息化建设完成之后，档案文件全部转化为电子形式，其安全性、稳定性都比较高，应用起来也非常方便。同时，档案资料的传输、储存等工作环节可以保证其更加安全和稳定。相较于传统的档案资料管理方式有着非常大的优势，可以延长使用年限，满足日常工作的需要。

（三）加强档案资料的利用

传统档案管理方式需要较大的空间，多数档案也是分散保存的，如果不能合理有效地规划和设计，就会导致资料的利用率很低。应用信息化技术之后，通过网络平台可以实现大部分档案资料的共享，全面提升资料的使用效率，处理速度也非常快。

二、档案信息化建设内涵

档案信息化建设主要是对档案资源进行信息化管理和利用，是一项系统工程，包含的内容主要有信息资源建设、基础设施建设、标准化建设。资源建设主要是对档案资源进行收集、整理、归纳等做出标准要求，并按照要求进行留存。基础设施建设主要是进行信息化软件和硬件的建设，以为档案信息化管理提供基础支持，提高信息化管理效率。标准化建设是对档案信息化管理提供一定标准，以使档案信息化实现规范管理。

三、行政事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加大资金投入力度

针对目前行政事业单位内开展的信息化建设总体水平低下的情况，应该从财力、人力等方面给予支持。在实施的时候，各个行政事业单位应该认知到新时代背景下开展档案管理信息化建设已经是发展趋势，这样利于推动自身发展，是智能化办公的重要组成部分。在实施的时候，应该注明档案管理信息化建设专项资金，与此同时，通过和社会上公司之间的合作，把社会上的技术人才、资源等引入单位的档案管理工作当中，这样有利于促进行政事业单位档案管理工作的发展。

（二）加强电子档案文件的管理

随着计算机信息技术的发展，随着各单位档案硬件与软件档案管理设施的完善，越来越多的单位文件被转化为电子文档上传到网络上，那么对电子文件进行管理，在保证安全的基础上实现资源共享成为档案信息化管理的重要内容。通过信息化对档案进行管理，可以实现档案价值的最大化。首先，单位要建立档案电子信息收集与档案网络资源维护部门，目的是保证电子文件归档的规范化、科学化、程序化、专业化，以增加电子档案的管理能力。其次，要做好电子文档的处理工作，档案管理人员要掌握电子档案管理技术，对档案进行接收、处理和保存，以保证电子档案的有效性。再次，解决电子文件的保存。虽然在信息技术的支持下非常多的纸制文件都可以转化为电子文档形式进行保管，但是电子文档形式的档案文件的保存时间长短还需要进行验证，管理人员要及时对电子档案文件进行备份，避免出现档案文件丢失的情况。

（三）建立网络档案

网络档案的建立可以提高档案信息化建设与管理的效率。网络档案建立时要注意以下两点，一是建立档案网站，通过内部网站及档案服务平台的建设，发挥网站及服务平台的优势，提高档案管理的服务功能。要将网档案絡档案建设成档案信息服务平台，以实现档案信息的合理应用。二是配备必要的档案信息化管理硬件设施，通过计算机设备的支持和档案管理软件的支持保证网络档案能进行交换互用，提升档案管理的安全性，以最大限度实现档案的价值。

（四）坚持安全利用，维护档案权威

电子档案虽然有诸多益处，但是由于网络环境的不稳定性，信息泄漏风险较大，为了保持人事档案信息保密及适度公开的平衡，应该从以下两个方面保障档案安全：1.制定严格的档案安全管理制度。行政事业单位应根据档案利用的需求，制定科学合理的开放利用程序，构建差异化的等级权限制度以及责任追究制，对于涉及个人隐私及组织机密的部分，只提供给需知情的合法利用者。2.以科技手段及技术设备来保障档案安全。确保原始档案的唯一性，而且必须要有当事人的亲笔手稿、签名或者是公章等具有法律效用的凭证，在档案管理过程中，做好