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档案管理在计划生育服务站的有效应用研究

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宋敬业

摘要：计划生育关系每一个中国人的生活。在计划生育管理中，档案管理是一项基础性工作。但长期以来缺乏足够重视，档案管理存在不足，比如重视度不够，缺乏管理意识和技能，没有形成一套科学高效的档案管理模式，而且缺乏专业人员，严重制约计划生育工作的全面开展。总之，为促进计划生育档案管理水平提高，促进计划生育档案得到有效开发和利用，明确相关人员职责，严格落实各项制度措施，为群众提供优质的服务。

关键词：计划;生育;档案管理;信息技术;应用

当前我国已经进入信息化时代，如何应用新型技术手段进行档案管理，是摆在每一个档案管理人员面前的主要问题。随着信息化技术的快速发展，信息在社会生活中的重要越来越明显，信息资源是经济发展的重要条件，在单位各项工作开展中，信息化建设工作是重中之重。随着信息化技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前快速发展的时代严重脱节，要求在档案管理工作中应用电子档案，这种状况对档案管理人员提出了新的要求。要求档案管理部门要及时转变工作思路，将工作重点放在迅速将文件、图片、录音和录像转变为实用信息方面，并对信息需求者提供优质服务。

一、计划生育档案管理的重要性

1、计划生育档案为办理相关保险理赔提供依据。近年，我们法律建设越来越完善，人們也逐步提高了自己的维权意识，认真管理计划生育档案，有利于进一步贯彻实施计划生育政策，在开展计划生育技术服务当中，如服务对象遭受了人身侵害，那么计划生育档案则可以作为有效的证据。最近几年，人们的生活水平也越来越高，社会保障制度日趋完善，人们参加了各种各样的保险，在保险项目的理赔过程中，计划生育档案发挥了重要的作用，可以在生殖健康保险取证促裁和医疗事故中提供各种证据。

2、计划生育档案能够为决策提供参考依据。在计划生育档案中，记录了大量有关人口计划生育的统计数字，利用分析和研究计划生育档案中的各种数据，可以为管理作出正确决策提供资料。再有，计划生育档案中的各种数据也可以促进计划生育工作的发展，确定工作重点，有利于推进计划生育政策的实施，有利于控制我国人口数量，使计划生育工作稳定开展，有利于建设社会主义和谐社会。

二、当前计划生育档案管理存在问题

1、责任意识淡薄。现有计划生育档案管理制度不健全，忽视制定完善的管理制度和相关措施，难以及时规范档案管理的各项工作，影响档案管理的制度化和规范化进程。再加上责任制没有严格落实，一些管理人员的责任意识淡薄，不注重激发他们融入档案管理工作的兴趣和热情。奖惩激励机制、管理培训制度不健全，难以有效提升档案管理水平，对计划生育档案管理水平提升产生了不利影响。

2、计划生育档案管理方法落后，管理制度有待完善。在计划生育档案管理过程中不具备完善的管理制度，也缺乏大量的档案保管设备，在很多情况下只能一房多用，存在着严重的档案资料丢失和损坏现象。因为计划生育档案资料数量众多，而在管理计划生育档案过程中没有统一的标准，有的虽然收集了大量的计划生育资料但缺乏必要的档案立卷规范，如不能正确组卷，使用不规范的档案号，一卷多册等。在收集、整理、编目等工作中还是较多应用手工劳动，管理人员不具备专业管理能力，不认真对待管理工作，应用过旧的档案管理手段，不能随着时代的发展而进行创新，在计划生育档案管理过程中不能应用现代化管理手段，因此计划生育档案管理水平在较长时期内没有得到提高。

三、加强信息技术服务计划生育档案管理方法

1、配备计划生育档案管理科技设备。信息技术在计划生育档案管理中的应用，需要依靠高性能的管理设备和网络，将纸质档案信息转化为数字化信息，让纸质档案文件转变为电子档案资源。首先，要配齐数据采集设备。可利用计算机、扫描仪等设备，将要存档的纸质档案文件及资料进行标准化的数据录人，形成电子档案，以便保存和快速查阅。其次，要配备高容量的存储载体。随着人口数量的变化，计划生育档案数量的快速增长，大量的计划生育档案资料面临着保存保管困难等问题。利用高容量的存储设备、移动硬盘和光盘等就可以有效缓解存储压力，减轻档案管理人员的工作量。

2、规范计划生育档案管理信息化工作流程。计划生育档案管理单位要结合工作实际，细化相关的技术环节，通过研发计划生育档案管理软件实现电子档案信息的自动分类、编目、排序，再利用办公网、互联网实现随时检索到需要的计划生育电子档案文件及资料，以提高工作效率。同时，要建立健全计划生育档案管理信息化工作新标准，明确责任，严格管理步骤。要设置专职人员统一保管计划生育电子档案，明确电子档案管理过程中操作性、业务性、技术性等标准，以便确保计划生育档案信息的真实性、安全性。

3、提高计划生育档案管理队伍的素质。首先，要提高档案管理人员的重视程度，才能有效的开展工作，使其充分认识到计