企业档案管理社会化问题初探.docx

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企业档案管理社会化问题初探

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摘要：企业档案管理正面临非常重要的转变阶段，管理社会化工作需要深入的探讨，不断去调查研究，要搜集较多的数据开展分析，这样才能在今后的工作中，创造出更高的价值。本文作者结合自己的工作经验并加以反思，对企业档案管理社会化问题进行了深入的探讨，具有重要的现实意义。

关键词：企业档案管理；社会化；可行性；研究

企业间的竞争越来越激烈，档案管理的社会化趋势也随之扩大。企业进行档案社会化管理最终都是以提高经济效益，降低经济成本为目的。将档案信息交给外界的管理机构，不仅可以节约管理时间，还可以提升企业的发展效率，可谓是利益最大化。但是企业档案管理的社会化并不是一个笼统的概念，不同类型的企业之间的档案管理存在着一定的区别。企业只有自身做好定位，才能达到档案社会化管理的最优水平。

一、企业档案管理社会化：业务外包

所谓的“业务外包”主要是指企业最大限度地利用外部最为优秀的资源来达到提升效率、降低成本以及增强企业竞争力等目的的管理模式。[1]企业档案管理的社会化从某种程度上说就是一种企业的业务外包。因为，档案管理工作在企业的运行和发展过程中占据着重要的位置，起着关键的作用，是企业不可或缺的一种业务之一。档案管理业务的外包也是以提升企业档案管理水平为最终的目的。通常情况下，企业档案业务外包包括档案管理、数字化加工以及软件开发和库房建设等多方面的内容。可见，档案外包管理可以实现档案管理的科学化和规范化。

二、企业档案管理社会化具有可行性

（一）科技的高速发展创造条件

现如今，科学技术和信息技术已经在社会发展的各个角落中得到应用。企业档案管理工作也不例外，管理水平的提升离不开信息技术的作用。管理企业档案的社会机构本身具有较强的技术能力和知识水平，可以充分地满足企业档案管理的需要。同时，企业内部人员还可以和外部的管理机构之间实现信息的相互交流，充分利用科技的进步以及信息化的管理手段来实现双方的互通有无。档案管理工作的最新内容和信息可以不受时间和空间条件的制约实现互动。社会机构的贡献不言而喻，企业的档案管理效益也得到了较大的提升。这就是现如今高科技的作用。

（二）服务市场的健全提供保障

无论是中介还是档案外部管理机构，国家都有明确的法律来规定其权利、义务以及职责所在。企业档案管理外部机构会时刻要求自己按照法律的要求来提供管理。服务市场的规范性和科学性也为档案管理社会化提供了服务保障。这样一来，企业的发展就会少了很多后顾之忧。档案管理工作的效率也会得到较大地提升。中介服务市场在今后的发展中，所提供的服务会越来越健全，这在某种程度上为企业的发展提供了一定的保障。

三、企业档案管理社会化的优势

（一）降低成本、提升利用率

通常情况下，企业的档案信息交由外部的管理机构来进行统一管理所花费的成本较低。和企业自身的档案管理成本相比具有一定的优势。而且外部的专门管理机构本身的服务质量较高，管理水平也达到了一定的标准。档案信息也会得到较高的利用，提升利用率。档案管理机构在保管档案的同时也会对企业的档案信息进行综合利用，但是会维护好企业的机密。这样一来，信息就实现了双方的共享，无论是对企业本身还是对管理机构来说都是有利的。

（二）实现资源优化配置

档案管理社会化的过程不仅可以降低企业的管理成本，同时还能够实现信息的共享。另外，外部机构需要大量的管理人才，这样一来就给一些人才提供了就业的机会，人员和技术等资源做到了相互融合。久而久之，外部档案管理机构也得到了全面的发展，社会资源实现了优化配置。可见，社会资源的优化配置是一种必然的趋势，因此，企业档案管理社会化趋势也尤其必然性。

四、不同企业的档案管理社会化

（一）大型国有企业的档案社会化管理

对于大型的国有企业来说，其档案管理工作都有相关的档案行政部门。同时按照相关的档案管理规定来进行管理。通常情况下，系统内部会有一定的子公司或者是投资小公司，档案管理工作的复杂性较高。分公司在管理档案内容时，需要严格地按照总公司制定的管理制度进行。另外，综合性管理也是大型国有企业档案管理的一种形式。对于档案管理的外包工作来说，主要是以数字化加工以及档案系统设计等方面为主。大型国有企业进行档案管理的社会化不仅降低了本身的管理成本，同时还降低了企业在人力和物力等方面的投入。

（二）房地产开发企业的档案社会化管理

对于房地产开发类企业来说，其档案信息有着较为特殊的特点：档案类型较多，数量不均衡。企业在发展的过程中会出现很多新的项目档案。而且随着房地产行业的飞速发展，档案类型和数目也在逐渐增多。另外，档案管理的空间性和时间性也相对比较复杂，除了文书档案和会计档案之外，还会有很多不同类型的实物档案。因此，房地产开发企业在档案社会化管理的过程中，会议综合档案室为主，同时对于档案管理的人才水平要求相对较高