“双晒”工作档案管理制度.pdf

一、总则

为了规范公司“双晒”（即：晒服务、晒业绩）工作档案的建立、

管理和使用，确保工作档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管

理工作的透明度和效率，特制定本管理制度。

二、“双晒”工作档案的定义和目的

1、定义：“双晒”工作档案是指在开展日常工作和提供服务过程

中，所形成的与“双晒”（即公开晒账、公开晒权）相关的文字、图

表、声像等各种载体形式的记录。

2、目的：通过建立健全“双晒”工作档案管理制度，实现档案

资源的有效利用，促进物业公司管理的规范化、科学化、制度化，提

高服务质量，增强业主对公司的信任度和满意度。

三、“双晒”工作档案的内容

1、物业概况类

《物业管理区域概况》、《（前期）物业服务合同》、《（临时）管理

规约》、《装饰装修管理服务协议（范本）》。

2、财务管理类

《业主共有部分经营收益收支情况表》、共有部分经营相关合同

协议、《年度物业服务资金预（决）算表》、《物业服务资金财务审计

报告》、《物业服务收费公示牌》、《物业服务资金收支情况表及（酬金

制）、《重要物业管理事项费用支出情况》（包干制）、维修资金使用相

关资料凭证。

3、物业服务类

《物业服务人员清册》、《物业服务作业机具配置清册》、《建筑物

及其附属设施设备权属清册》、《主要共有设施设备台账》。

4、设施管理类

《电梯维保合同》、《消防维保合同》、《生活用水水质检测报告》、

《电梯检验报告》、《防雷设施检测报告》、生活用水水箱清洗记录、

《生活用水水质检测报告》、《重要设施设备管理维护情况表》等

5、客户服务类

《物业小区问题“用心用情”马上解决工作报告》、《小区突出问

题（违法违规行为）治理工作报告》。

6、服务业绩类

《季度物业服务（合同履行）报告》、客户满意度调查、服务质

量评价、荣誉证书等。

四、档案收集与整理

1、收集范围：包括但不限于“双晒”工作相关的政策文件、会

议记录、工作计划、总结报告、合同协议、收支凭证、业主投诉与处

理记录等。

2、收集要求：及时、全面、准确、完整。

3、整理流程：对收集到的档案进行分类、排序、编号、装订，

并编制目录和索引，方便后续查阅。

五、档案分类与编号

1、分类原则：根据档案的内容和性质，将其划分为不同的类别，

如政策文件类、工作计划类、合同协议类、收支凭证类等。

2、编号规则：采用统一的编号规则，对每份档案进行唯一编号，

确保档案的唯一性和可追溯性。

六、存储设备与环境要求

1、存储设备：采用专用档案柜或档案密集架，确保档案的存储

安全。

2、环境要求：档案室应保持整洁、干燥、通风，配备防火、防

盗、防潮、防虫等设施，确保档案的保存环境良好。

七、档案查阅与借阅管理

1、查阅权限：物业公司内部员工和业主均有权查阅“双晒”工

作档案，但需遵守查阅规定。

2、借阅管理：借阅档案需经相关负责人批准，并办理借阅手续，

借阅期间需妥善保管档案，确保档案的完整性和安全性。

八、定期更新与维护保养

1、定期更新：对“双晒”工作档案进行定期更新，及时将新产

生的档案纳入管理范围，并删除或归档过期的档案。

2、维护保养：定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备

的正常运行和档案的保存安全。

九、文件保密及安全措施

1、保密原则：严格遵守国家相关法律法规和公司保密制度，对

涉及机密或敏感信息的档案采取严格的保密措施。

2、安全措施：加强档案室的安全管理，确保档案在存储、查阅、

借阅等各个环节中的安全。

十、监督与检查

1、品质部负责对“双晒”工作档案管理制度的执行情况进行监

督和检查。

2、对于违反档案管理制度的行为，监督部门或人员应及时进行

纠正，并对相关责任人进行追责。