ZG02 质量体系文件控制程序.doc

质量体系文件控制程序

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

2009-

B/0

CH-QR-ZG01《质量体系文件编写/修订申请表》中：

“编写/修订理由”修改为“编写/修订理由与内容”；

“相关部门意见”修改为“相关业务部门意见”；

增加“综合管理部审核栏”

邱树彬

舒而桑

张广志

目的

规范公司质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指引、记录，以及技术文件的管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。

适用范围

适用于质量管理体系文件的编制、标识、审核、批准、执行、修订、变更、发放、回收、销毁及归档。

术语和定义

质量手册：规定组织质量管理体系的文件。

程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。

作业指引：组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件。

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

职责

各部门

根据业务需要，提出质量体系文件编写或修订需求；

编写或修订属本部门职能范围的程序文件、作业指引及表格；

负责本部门体系文件的日常管理。

综合管理部

负责审核各部门提出的文件编写与修订需求；

负责编写或修订CH-OP-ZG01《质量管理手册》；

负责质量体系文件的发放及回收管理工作；

负责质量体系文件的标识、分类及归档工作。

综合管理部负责各岗位职位说明书的审核。

管理者代表负责审核质量手册与程序文件、审批作业指引。

总经理负责批准质量手册与程序文件。

工作程序

标识文件：

5.1.1经审核同意编写或修订文件后，由综合管理部负责给定文件编号，文件编号规则如下：

5.1.1.1组织管理手册编号：CH-ZZ-001

5.1.1.2组织权责手册编号：CH-QZ-001

5.1.1.3质量手册、流程文件、表格编号：

其中，公司名称代号：CH为四川长虹置业有限公司总部代号；CHCS为长虹置业城市公司代号；CHXM为长虹置业项目公司代号。

文件类别代号：OP为质量手册、流程文件类文件代号；WI为作业指引类

文件代号；QR为表格类文件代号。

文件所属管理模块代号：LZ－项目论证；CH－项目策划；BJ－报批报建；SJ－设计管理；CB－成本管理；CG－采购管理；GC－工程管理；YX－营销管理；KF－客户服务；YY－运营管理；HR－人力资源管理；XZ－行政管理；ZG－质量管理体系。

文件流水号：由综合管理部确定。

5.1.1.4岗位说明书编号：

其中，公司名称代号：CH为四川长虹置业有限公司总部代号；CHCS为长虹置业城市公司代号；CHXM为长虹置业项目公司代号。

质量体系文件有效版本标识。

所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号，如□/□。

其编号规则为：文件每修订一次，修订状态从0、1…到9依次递增，超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增。

文件拟写

质量手册由综合管理部负责拟写，其他体系文件由各部门负责拟写。

质量体系文件的审核、批准

所有的质量体系文件在发放前均应经过批准。

质量体系文件获批准后，由综合管理部负责最终文本送相关人员签名确认后正式发布。文件的审核批准权限如下：

文件类型

编制

审核

批准

批准方式

质量手册

综合管理部

管理者代表

总经理

书面

程序文件

各部门

分管领导/

管理者代表

总经理

书面

作业指引

各部门

部门经理/

分管领导

管理者代表

书面

岗位说明书

各部门

该岗位直接上级

综合管理部

该岗位间接上级

书面

文件的发布

综合管理部是质量体系文件发放的责任部门。

所有纸质文件的正本（批准件）保存在综合管理部。

体系文件发布渠道：

纸质文件副本的发布范围为：总监级（含）以上人员及各部门经理。

在公司内部网OA系统中发布电子版本的体系文件和表单。

所有纸质文本均需在文件上加盖公司文件受控专用章。

纸质文件的发放由综合管理部进行登记并填写《文件发放回收记录表》，由接受部门签字确认。

体系文件均不允许复印，如确因工作需要需复印体系文件，必须经管理者代表批准。

质量体系文件的修订

质量体系文件如需要修订，由申请部门填写CH-QR-ZG01《质量体系文件编写/修订申请表》，注明文件修订的原因、修订的内容、修订前后版本及修订状态的变化等情况。

综合管理部根据质量体系运行状况确定是否需要新编或修订，将CH-QR-ZG01《质量体系文件编写/修订申请表》传递到原编写部门，由该部门组织修改编制。

文件修订需重新履等审批和发放程序，按照5.3和5.4执行。

文件修订的版本和修订状态变化标识按照5.1执行。

文件的回收

正常情况下，如文件发生修订、废止或变更等情况，综合管理部需将作废文件的纸质版本收回，并填写CH-QR-ZG02《文件发放回收记录