ZG03 质量记录控制程序.doc

质量记录控制程序

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目的

规范公司质量记录的管理，确保质量记录保持清晰、易于识别及检索以提供符合要求和保证质量管理体系有效运行的证据。

适用范围

适用于质量记录的收集、分类、标识、利用、销毁及归档。

术语和定义

质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。

档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的资料总称。

职责

各部门

负责本部门质量记录的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

向综合管理部移交记录或档案。

综合管理部经理批准对质量记录的处置。

综合管理部

负责对应归档质量记录的接收、标识、整理、保存和管理。

负责档案资料的管理。

工作程序

质量记录的收集

各部门负责对本部门日常工作中形成的质量记录及档案资料进行收集，并编制部门CH-QR-ZG05《部门质量记录目录》。

按CH-QR-ZG04《质量记录清单》和CH-OP-XZ02《档案管理流程》中的规定按时进行处理。

需要控制的质量记录

所有体系文件中产生的质量记录均需要受控。

质量记录的形式，可以是纸质文件或电子文件（原则上以电子文件为主）。

综合管理部识别公司档案的范围，属于档案管理范围的质量记录，优先按照CH-OP-XZ02《档案管理流程》的规定执行。

质量记录的标识

有关档案类质量记录的编号和标识按照CH-OP-XZ02《档案管理流程》执行。

除需要档案保存外的质量记录按照CH-OP-ZG02《质量体系文件控制程序》进行编号。

同一类的质量记录需要有记录需要，以识别其唯一性。

质量记录的日常管理：

综合管理部对不属于档案范围的质量记录编制CH-QR-ZG04《质量记录清单》，在该清单中规定其归档期、保存期、使用部门、保存部门等。

各部门的质量记录要登记详细信息，并编制CH-QR-ZG05《部门质量记录目录》，以便检索利用。

质量记录要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

公司质量记录原则上只对公司内部人员按级别开放，查询及利用质量记录原件需经相关人员部门负责人同意后，方可进行查阅及利用。

有关档案的借阅和借用，按照CH-OP-XZ02《档案管理流程》执行。

质量记录的清理、移交及销毁

各部门在收到质量记录时，按CH-QR-ZG04《质量记录清单》和CH-OP-XZ02《档案管理流程》的规定进行处理，除此外的质量记录，由各部门自行编号保管，并分年度整理立卷，以备查考。

各项目公司保存的质量记录在项目结束后进行系统清理，编制《文件交接登记表》，移交综合管理部存档；属于档案范围的，按照CH-OP-XZ02《档案管理流程》执行。

综合管理部对保存的质量记录（档案资料除外）确定保管期限，在达到保管期限时，组织鉴定，无保存价值的，编制CH-QR-ZG07《文件销毁审批清单》，经综合管理部经理批准后方可销毁，审批清单作为永久档案保管。

支持性文件

CH-OP-ZG02《质量体系文件控制程序》

CH-OP-XZ02《档案管理流程》

相关记录及表格

CH-QR-ZG04《质量记录清单》

CH-QR-ZG05《部门质量记录目录》

CH-QR-ZG06《文件交接登记表》

CH-QR-ZG07《文件销毁审批清单》