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公司行政岗位职责说明书

一、岗位基本信息

岗位名称：行政专员/行政主管（依具体职级而定）

所属部门：行政部

直接上级：行政经理

直接下级：无（专员岗位）；行政助理（主管岗位）

二、岗位职责与工作内容

（一）行政管理体系建设与完善

1.协助上级制定、修订公司行政管理制度，涵盖会议组织、文件收发、档案管理、办公用品采购及领用、办公环境维护等日常行政流程，确保制度契合公司运营需求与发展规划，做到有章可循、高效执行。

2.定期审视行政流程的合理性，收集内部员工反馈意见，牵头优化繁琐环节，精简手续，提高整体行政工作效率；例如将传统纸质文件签批流程逐步电子化，缩短审批周期。

（二）文件与档案管理

1.负责公司各类文件的收发、登记、编号、传阅、归档、保管及销毁工作，严格把控文件流转时效，保障信息传递及时、准确；紧急文件需第一时间呈送相关领导批示，并跟进处理结果反馈。

2.统筹规划公司档案库，分类整理人事档案、合同档案、项目资料等重要文档，建立电子检索目录，方便快速查询调阅；每年定期组织档案盘点清查，补缺补差，保证档案完整性与安全性，严守公司机密信息。

（三）会议与活动组织

1.根据公司业务安排及领导要求，筹备各类会议，包括拟定会议议程、发送通知、布置会场、调试设备；会中做好会议记录，精准捕捉关键决策与任务分配；会后及时整理会议纪要，分发至参会人员及相关部门，监督执行进度，确保会议成果落地。

2.策划、组织公司内部团建活动、年会、培训研讨会等大型集体活动，从场地筛选、预算编制、节目安排到餐饮住宿协调，全方位把控细节；活动结束后复盘总结，收集员工评价，为后续活动积累经验，增强团队凝聚力与员工归属感。

（四）办公用品与资产管理

1.依据各部门办公用品需求预估，编制月度、季度采购计划，秉持“质优价廉”原则筛选供应商，完成采购、入库、发放及库存盘点工作；建立办公用品领用台账，监控消耗情况，杜绝浪费，定期统计分析数据，为成本控制提供依据。

2.负责公司固定资产登记、编号、贴标，跟踪资产调配、维修、报废全生命周期；定期实地核查资产现状，与财务部门核对账目，确保账实相符，防止公司资产流失；协同IT部门管理办公设备维护升级，保障日常办公顺畅。

（五）办公环境维护与后勤保障

1.监督办公区域日常清洁、安保、绿植养护等后勤服务质量，及时与外包供应商沟通协调，处理突发环境问题；优化办公布局，根据部门调整、人员增减合理规划工位，打造舒适、整洁、有序的办公空间。

2.对接物业公司，处理水电费、物业费缴纳，设施设备报修等事务；负责公司食堂、宿舍（如有）运营管理，监督餐饮品质、卫生状况，改善员工住宿条件，解决员工生活后顾之忧，助力提升工作满意度。

（六）外部关系协调与接待

1.协助公司领导维护与政府部门、合作伙伴、行业协会等外部机构良好关系，准备往来公函、资料，安排拜访行程；及时关注政策法规动态，收集行业信息，为公司战略决策提供外部资讯参考。

2.承担公司重要客户、来宾接待任务，制定接待方案，从迎接到送别全程精心安排，展现公司专业形象与企业文化特色；陪同参观讲解，妥善处理接待中的临时需求与突发状况，提升客户对公司的印象分。

三、岗位权限

1.办公用品采购决策权：在既定预算范围内，自主筛选合格供应商，确定采购品类、数量及价格，保障办公用品及时供应。

2.行政费用支出审批建议权：对办公设备维修、后勤服务费用等日常行政开支，审核合理性，向领导提供支付与否建议，助力成本管控。

3.档案资料调阅审核权：依据保密级别与审批流程，严格把关内部员工及外部单位对公司档案资料的调阅申请，防止泄密事件发生。

四、任职要求

1.教育背景：行政管理、工商管理或相关专业专科及以上学历，优秀者可适当放宽学历限制；持有行政管理师等专业证书优先考虑。

2.工作经验：专员岗位要求1-3年行政工作经验；主管岗位需3-5年同领域从业经历，熟悉不同规模企业行政运作模式，有成功制度优化、大型活动组织案例者为佳。

3.技能要求：熟练掌握Office办公软件，擅长文档排版、数据分析；具备一定文字撰写功底，能起草规范公文、会议纪要；有较强组织协调与沟通应变能力，能妥善处理多任务并行及突发情况；了解基础财务知识、合同法常识，辅助合同管理、费用核算。

4.素质能力：责任心强，工作细致严谨，严守公司机密；服务意识佳，善于团队协作，能主动倾听、回应内部员工需求；抗压能力出色，面对紧急任务、临时变动能冷静应对，高效完成行政保障工作。

五、工作考核指标

1.行政制度执行准确率（≥95%）：通过定期内部检查、员工问卷反馈统计违规操作频次，保障制度落地生效。

2.文件处理及时率（≥98%）：监测文件收发、传阅、归档各环节耗时，逾期文件不得超2%，防止信息延误。

3.会