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培训教育机构培训档案管理办法

一、总则

为加强培训教育机构培训档案的科学管理，充分发挥培训档案在教学、管理及其他各项工作中的作用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本机构实际情况，特制定本办法。

二、档案管理体制与职责

（一）管理体制

培训教育机构设立专门的档案管理部门或指定专人负责培训档案管理工作，在机构负责人的领导下，对培训档案实行集中统一管理。各培训部门应协助档案管理部门做好本部门培训档案的收集、整理和移交工作。

（二）职责

1.档案管理部门职责

贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机构培训档案管理的各项规章制度，并负责监督、检查执行情况。

负责培训档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

指导各培训部门做好培训档案的形成、积累和整理工作，对兼职档案人员进行业务培训。

按照规定向有关部门移交档案。

2.培训部门职责

明确本部门兼职档案人员，负责本部门培训档案的收集、整理和移交工作。

按照档案管理要求，将培训过程中形成的各类文件材料及时整理归档，确保档案材料的真实性、完整性和系统性。

配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和其他相关工作。

三、档案的收集范围

1.培训计划、课程安排、教学大纲等教学文件材料。

2.学员报名信息、学籍档案、考勤记录、考试试卷、成绩评定等学员学习相关材料。

3.教师基本信息、教学教案、教学评估等教师教学相关材料。

4.培训教材、讲义、课件等教学资源材料。

5.培训合作协议、合同等对外合作文件材料。

6.培训过程中的照片、视频、音频等多媒体资料。

7.培训质量评估报告、培训总结等与培训效果相关的材料。

8.其他与培训工作相关的具有保存价值的文件材料。

四、档案的整理与归档

（一）整理原则

培训档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。按照年度、培训项目、文件材料类别等进行分类整理。

（二）归档时间

各培训部门应在培训项目结束后[X]个月内，将整理好的培训档案向档案管理部门移交归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，字迹工整、图像清晰，载体和书写材料符合耐久性要求。

2.档案管理部门应按照规定对移交的档案进行验收，对不符合要求的档案，应要求移交部门限期整改后重新移交。

3.归档的文件材料应按照分类方案进行系统整理，编制档案目录，填写档案盒封面、脊背等标识内容，做到规范、统一。

五、档案的保管与保护

1.档案管理部门应根据档案的数量、种类和载体等情况，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、密集架、防虫防霉药品、温湿度监测设备等，确保档案的安全保管。

2.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施加以解决，如修复破损档案、复制字迹模糊或褪变档案等，确保档案的完整与安全。

3.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记，防止档案丢失、损坏或泄密。

4.加强对电子档案的保管与保护，采用可靠的存储设备和备份技术，定期进行数据备份和检测，确保电子档案的可读性和安全性。

六、档案的鉴定与销毁

1.档案管理部门应定期组织档案鉴定小组，对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定小组由机构领导、档案管理人员、相关业务部门人员等组成。

2.档案鉴定应根据档案的保存价值，确定其继续保存或销毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对无保存价值的档案，应编制销毁清册，经机构负责人批准后予以销毁。

3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应认真核对销毁清册，确保销毁档案与清册一致，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。

七、档案的利用与开发

1.档案管理部门应积极开展档案的利用服务工作，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题索引等，方便查阅利用。

2.建立档案借阅制度，严格借阅手续，根据档案的密级和借阅人的身份、借阅目的等，确定借阅范围和借阅期限。借阅人员应爱护档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。

3.积极开发档案信息资源，通过编写培训工作大事记、培训成果汇编、专题资料等，为机构的教学、管理和发展提供参考依据。

八、附则

1.本办法由培训教育机构负责解释。

2.本办法自发布之日起施行。

[培训教育机构名称]

[具体日期]