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会议操作手册

会议操作手册

第一章总则

为了进一步规范会议组织程序，明确会务工作流程，按照

公司《会议工作管理规定》，特制定本手册。本手册适用于公

司属各单位、各部门。

第二章会议准备

1、会议审定。公司级综合性会议由公司主要领导审定，

其他会议由公司分管领导审定。综合性会议的主责单位应填写

《综合性会议审批单》，提请公司主要领导审定。请示内容包

括会议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及

人数、会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话

起草、宣传方案等事宜。

2、会议指南。综合性会议原则上应制发会议指南，内容

包括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安

排、乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、HSE须知、

工作人员联系方式等。

3、会议材料。由会议主责单位负责印制，原则上一律采

用普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至

会场，并符合保密要求。

4、会场布置。会议氛围营造和物品配备是会场布置的重

要环节。

1）会议氛围营造。综合性会议可布置会标、徽标，悬挂

旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物。其他会议可

用多媒体形式布置会标（如有投影设备），不得摆放花卉植物。

2）物品配备。会议不配发资料袋、记录本和笔。会议瓶

装纯净水配备，由会议主责单位填报《用水审批单》，提前到

行政事务中心领取并摆放至会场（80人以上的大型会议或5

箱以上用量，由主责单位持领用单到纯净水厂自行领取）。

3）主席台。会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主

持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆

放湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布

置及摆放XXX，原则上主席台前排每位领导均配备XXX，如

确实不具备条件则为发言领导配备。主席台座位安排：依次为

左右排列，主席台座位要满座安排，不可空缺。

4）发言席。发言席原则上设在主席台右侧方，并配备

XXX。

5）领导休息室及茶歇。公司领导班子集体出席的会议，

主责单位应准备领导休息室，要求卫生整洁，配备纯净水、茶

水。

6）会议室环境及设施。会议室应保证卫生整洁，灯光、

音响、空调系统完好备用，噪声在40dB以下。大型会议召开

前，会议室管理部门要提前组织相关单位（部门）检查会议室

内部设施以及供电系统、安全疏散通道的完好情况。

信息沟通

为了协调相关单位（部门）共同做好会务工作，会议主责

单位应填写《大庆炼化公司会议执行卡》，由单位领导签字确

认后送至相关单位。

第三章会议组织

1.签到入场

会议主责单位负责签到工作和会议资料发放，引导参会人

员进入会场就座。

2.安全保卫

综合性会议应制定治安保卫应急预案，各类会议均应制定

HSE预案。会议现场应有紧急疏散路线图。会议主责单位应

在会前将相关HSE信息通告与会人员。

3.会议记录及录音

会议主责单位负责会议记录和XXX领导层成员（党组成

员、总经理助理、管理层成员、副总师）以上领导、地方党委

政府厅级以上领导、公司主要领导的会议讲话整理由办公室负

责。

4.会议保密和宣传

严格按照《保密管理规定》组织会议，原则上综合性会议

应安排现场录音和照相、摄像，必要时邀请有关媒体参加。主

责单位应确定邀请媒体范围及宣传口径，并及时与企业文化处、

文化新闻中心联系。综合性会议应制定宣传报道方案，宣传内

容报公司领导审核。

5.会议合影

会议休息间隙，可根据需要安排与会代表合影留念。合影

人员位次，比照会议座次规则进行安排。

第四章其他要求

1.会议室检查

会议结束后，会务人员应及时对会议室进行检查，确保现

场不遗留与会人员物品及会议材料。

2.领导讲话上传公司门户

需要上传至公司门户的领导讲话，会议主责单位应及时请

示公司领导确认后，登录办公室网页政务服务栏目下载《门户

上传文件审批单》，履行公司门户文档上传手续。

3.会议文书立卷归档

由会议主责单位负责，相关单位（部门）配合。会议的材

料、音像资料等应及时搜集，并按公司《档案管理