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企业收发文件管理制度

一、总则

为加强企业文件收发管理，确保文件传递的及时、准确、安全与高效，特制定本制度。本制度适用于企业内部各部门、各分支机构及全体员工在工作过程中涉及的各类文件收发活动。

二、文件分类

1.上级来文：包括政府部门、上级主管单位等下达的各类通知、指示、批复、法规文件等。

2.平级行文：企业与合作伙伴、兄弟单位之间往来的商洽函、协议书、备忘录等文件。

3.内部文件：企业内部制定的规章制度、通知公告、会议纪要、工作汇报、业务资料等。

4.外部来文：除上级单位和平级单位外，其他外部机构发送的与企业业务相关的文件，如客户投诉、供应商资料等。

三、文件接收

1.专人负责：设立专门的文件接收岗位或人员，负责每日定时检查各类文件接收渠道，如电子邮箱、邮寄信箱、传真机等，并做好记录。

2.登记：收到文件后，应立即进行登记，登记内容包括文件编号（如有）、文件标题、发文单位、发文日期、密级、紧急程度、接收日期、接收人等信息，确保文件信息可追溯。

3.初步审核：对文件的完整性进行初步检查，如文件是否有缺页、破损，附件是否齐全等。对于不符合要求的文件，应及时与发文方联系，要求其补充或更正。

四、文件分发

1.确定分发范围：根据文件内容和企业内部组织架构，由文件管理人员会同相关领导确定文件的分发部门和人员名单，确保文件能够准确送达需要知悉的部门和人员手中，避免不必要的传播和泄密风险。

2.分发方式

纸质文件：对于重要的纸质文件，应通过机要交换、专人送达等方式进行分发，并要求接收人签字确认；一般性纸质文件可通过内部邮件或部门文件管理员进行传递，同时做好传递记录。

电子文件：利用企业内部办公系统、电子邮件等方式进行分发，确保文件发送的准确性和完整性，并设置阅读回执功能，以便及时了解文件接收情况。对于涉密电子文件，应采用加密传输方式，并严格遵守企业保密规定。

3.分发时间：原则上，紧急文件应在收到后立即分发，确保相关部门能够及时处理；一般性文件应在登记后的[X]个工作日内完成分发工作，避免文件积压和延误。

五、文件存档

1.分类存档：文件管理人员应按照文件的类别、年度、文号等信息，对已分发和处理完毕的文件进行分类整理，并建立清晰的档案目录，便于查找和利用。

2.存档方式

纸质文件：存放在专门的文件柜中，按照档案管理要求进行编号、装订成册，并做好防火、防潮、防虫、防盗等防护措施，确保文件的安全保存。

电子文件：存储在企业专用的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立电子文件索引，方便快速检索和调阅。

3.存档期限：根据文件的重要性和保存价值，确定不同类型文件的存档期限。一般来说，法律法规要求保存的文件、重要的合同协议、财务凭证等应永久保存；一般性文件保存[X]年至[X]年，期满后经鉴定无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。

六、文件保密

1.密级标识：对于涉及企业商业秘密、技术秘密、敏感信息等的文件，应在文件上明确标注密级，如“机密”“秘密”“内部资料”等，并按照密级要求进行相应的管理和保护。

2.保密措施

阅读权限：严格控制文件的阅读范围，只有经过授权的人员才能查阅相应密级的文件。对于机密级以上文件，应在专门的保密场所进行阅读，并做好借阅登记和使用记录。

存储安全：保密文件的存储应采取特殊的安全措施，如使用加密存储设备、保险柜等，确保文件不被泄露。

传输安全：在传输保密文件时，应采用加密技术和安全可靠的传输渠道，防止文件在传输过程中被窃取或篡改。

3.人员保密责任：全体员工都有保守企业文件秘密的责任和义务，不得泄露所知悉的文件内容。对于违反保密规定的人员，将按照企业相关制度进行严肃处理，触犯法律的，依法追究法律责任。

七、文件查阅与借阅

1.查阅申请：员工因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、查阅文件名称、文号、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，交文件管理人员办理查阅手续。

2.借阅程序：如需借阅文件，借阅人应填写《文件借阅登记表》，除上述查阅申请信息外，还需明确借阅期限，并经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅机密级以上文件，需经企业分管领导审批。

3.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，归还时文件管理人员应检查文件的完整性和完好性。如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。对于逾期未还的文件，文件管理人员应及时催还，并视情况采取相应的措施。

八、文件销毁

1.鉴定与审批：定期对存档文件进行鉴定，确定需要销毁的文件清单。由文件管理部门会同相关部门提出销毁申请，经企业领导审批后执行销毁程序。

2.销毁方式

纸质文件：可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件无法恢复。销毁过程应在专人监督下进行，并做好销毁记录，记录包括销