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养老院档案信息管理制度

养老院档案信息管理制度

第一章总则

第一条为加强养老院档案信息管理，确保档案信息的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本养老院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本养老院所有档案信息的管理工作。

第三条养老院档案信息管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级负责；

（二）集中管理，分散服务；

（三）安全保密，规范高效；

（四）实事求是，科学严谨。

第二章档案分类与编号

第四条养老院档案分为以下类别：

（一）文书档案；

（二）声像档案；

（三）实物档案；

（四）电子档案。

第五条档案编号采用统一编码体系，编号格式为：类别代码+年份+序号。

第三章档案收集与整理

第六条档案收集应遵循以下要求：

（一）及时收集，确保档案的完整性和连续性；

（二）依法收集，尊重个人隐私；

（三）分类收集，确保档案的科学性；

（四）规范收集，符合档案收集规范。

第七条档案整理应遵循以下原则：

（一）按照档案类别和编号体系进行分类；

（二）保持档案的原始性、完整性和连续性；

（三）进行必要的技术处理，确保档案的保存和利用；

（四）编制档案目录和索引，方便查询。

第四章档案保管与利用

第八条档案保管应遵循以下要求：

（一）建立档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施；

（二）实行档案安全责任制，确保档案安全；

（三）定期检查档案的保存状况，发现异常情况及时处理；

（四）严格执行档案销毁审批制度，确保档案销毁合法、合规。

第九条档案利用应遵循以下原则：

（一）依法利用，尊重个人隐私；

（二）确保档案安全，不得擅自带出档案库房；

（三）提供档案查询、复制等服务，方便利用；

（四）建立档案利用登记制度，记录档案的利用情况。

第五章档案信息化管理

第十条养老院应逐步推进档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化、智能化。

第十一条档案信息化管理应遵循以下要求：

（一）制定信息化档案管理制度，确保档案信息化安全；

（二）建立档案数据库，实现档案的集中管理和便捷查询；

（三）加强网络安全防护，确保档案信息的安全；

（四）定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。

第六章奖励与惩罚

第十二条对在档案信息管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

第十三条对违反本制度的行为，按照相关规定进行处罚。

第七章附则

第十四条本制度由养老院档案管理部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。