空调服务档案管理制度.docxVIP

第一章总则

第一条为加强空调服务管理，确保空调系统安全、稳定、高效运行，提高服务质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有空调系统的服务管理，包括安装、维修、保养、更新改造等环节。

第三条空调服务档案管理应遵循科学、规范、完整、保密的原则。

第二章档案分类

第四条空调服务档案分为以下类别：

1.空调系统基础资料档案；

2.空调系统安装档案；

3.空调系统维修档案；

4.空调系统保养档案；

5.空调系统更新改造档案；

6.空调系统运行记录档案；

7.空调系统安全检查档案；

8.空调系统事故处理档案；

9.空调系统用户反馈档案。

第三章档案内容

第五条空调系统基础资料档案应包括：

1.空调系统设计图纸；

2.空调系统设备清单；

3.空调系统技术参数；

4.空调系统操作手册；

5.空调系统设备制造商及供应商信息。

第六条空调系统安装档案应包括：

1.安装施工方案；

2.安装施工记录；

3.设备验收报告；

4.安装工程验收报告；

5.设备调试记录；

6.用户使用培训记录。

第七条空调系统维修档案应包括：

1.维修工单；

2.维修记录；

3.维修配件清单；

4.维修验收报告；

5.用户反馈记录。

第八条空调系统保养档案应包括：

1.保养计划；

2.保养记录；

3.保养配件清单；

4.保养验收报告；

5.用户反馈记录。

第九条空调系统更新改造档案应包括：

1.更新改造方案；

2.更新改造施工记录；

3.更新改造验收报告；

4.更新改造前后对比分析；

5.用户反馈记录。

第十条空调系统运行记录档案应包括：

1.空调系统运行日志；

2.设备运行参数记录；

3.能耗统计报表；

4.设备运行状态分析报告。

第十一条空调系统安全检查档案应包括：

1.安全检查计划；

2.安全检查记录；

3.安全隐患整改记录；

4.安全事故报告；

5.安全培训记录。

第十二条空调系统事故处理档案应包括：

1.事故报告；

2.事故调查报告；

3.事故处理措施；

4.事故处理结果；

5.事故预防措施。

第十三条空调系统用户反馈档案应包括：

1.用户反馈记录；

2.用户满意度调查报告；

3.用户投诉处理记录；

4.用户建议改进措施。

第四章档案管理职责

第十四条空调服务档案管理工作由空调服务部门负责，各部门应配合完成档案管理工作。

第十五条空调服务部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、销毁等。

第十六条档案管理人员应具备以下条件：

1.具有较强的责任心和保密意识；

2.熟悉空调系统相关知识；

3.具备良好的沟通能力和组织协调能力。

第五章档案管理流程

第十七条空调服务档案管理流程如下：

1.收集：各部门在空调服务过程中产生的各类档案资料应及时收集；

2.整理：对收集到的档案资料进行分类、整理、编号；

3.归档：将整理好的档案资料按照规定进行归档；

4.保管：按照档案保管要求，对档案进行妥善保管；

5.查询：根据用户需求，提供档案查询服务；

6.销毁：对过期或无保存价值的档案按照规定程序进行销毁。

第六章档案保管要求

第十八条空调服务档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的专用档案室。

第十九条档案室应配备必要的消防设施和防盗报警系统。

第二十条档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、安全。

第七章奖励与处罚

第二十一条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。

第二十二条对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄密的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。

第八章附则

第二十三条本制度由空调服务部门负责解释。

第二十四条本制度自发布之日起实施。

（注：本制度仅供参考，具体内容可根据实际情况进行调整。）