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办公用品管理制度

办公用品管理制度

一、目的

为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用和库存管理，合理控制费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工及各部门。

三、职责分工

1.行政部门

负责办公用品的采购计划制定、供应商选择与管理、采购实施。

建立办公用品库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。

负责办公用品的发放、回收和报废处理。

监督各部门办公用品的使用情况，对浪费行为进行制止和纠正。

2.财务部门

负责办公用品采购预算的审核和费用的核算。

对办公用品的采购、库存管理等环节进行财务监督。

3.各部门

负责本部门办公用品需求的统计和申报。

合理使用和保管本部门领用的办公用品，配合行政部门做好回收和盘点工作。

四、采购管理

1.采购计划

各部门每月[具体日期]前向行政部门提交次月办公用品需求计划，行政部门汇总后结合库存情况，编制公司办公用品采购计划。

采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购金额等内容。

2.供应商选择

行政部门通过市场调研、招标、询价等方式，选择至少[X]家具有良好信誉和供货能力的供应商，建立供应商名录。

定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，根据评估结果调整供应商名录。

3.采购实施

行政部门根据采购计划，向选定的供应商发出采购订单，明确办公用品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。

供应商应按照采购订单的要求按时交货，行政部门负责验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等，如发现问题应及时与供应商沟通解决。

五、库存管理

1.入库管理

办公用品到货后，行政部门库管员应根据采购订单和送货单进行验收，确认无误后办理入库手续，填写入库单。

入库单应包括办公用品的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息，库管员和送货人员应在入库单上签字确认。

2.库存保管

办公用品应分类存放，保持仓库环境整洁、通风良好，做好防潮、防虫、防火等工作。

建立库存台账，及时记录办公用品的出入库情况，做到账目清晰、准确。

3.盘点管理

行政部门每月末对办公用品库存进行盘点，编制盘点报表，与库存台账进行核对。

如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整。盘盈或盘亏的办公用品应按规定进行处理。

六、使用与发放管理

1.使用规范

员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。

对于可重复使用的办公用品，如笔记本、文件夹等，应尽量多次使用。

严禁将办公用品私自带出公司或挪作他用。

2.发放管理

员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后，到行政部门领取办公用品。

行政部门库管员按照申请表发放办公用品，并在库存台账上记录领用情况。

对于贵重或限量供应的办公用品，如打印机墨盒、计算器等，实行以旧换新制度。员工在领用时，需交回旧的办公用品。

七、回收与报废管理

1.回收管理

员工离职或岗位变动时，应将剩余的办公用品交回行政部门。

对于废旧的办公用品，如纸张、墨盒、硒鼓等，行政部门应定期进行回收，可进行分类存放，联系专业回收公司进行处理，实现资源再利用。

2.报废管理

对于损坏无法使用或已过使用期限的办公用品，由使用部门填写办公用品报废申请表，说明报废原因，经行政部门审核、公司领导批准后进行报废处理。

报废的办公用品应进行登记，集中存放，定期清理。

八、监督与检查

1.行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用记录、使用状况、库存管理等。

2.对发现的问题及时提出整改意见，对违反本制度的部门或个人进行通报批评，并视情节轻重给予相应的处罚。

九、费用控制

1.财务部门根据公司的经营情况和历史数据，制定年度办公用品费用预算，并分解到各部门。

2.各部门应严格控制办公用品费用支出，不得超出预算。如因特殊原因需要增加费用，需提前向财务部门和行政部门申请，经批准后方可执行。

3.行政部门定期对办公用品的采购价格、费用支出等进行分析，采取有效措施降低采购成本，提高费用使用效益。

十、培训与宣贯

1.培训方案

培训目标：确保员工了解办公用品管理制度的各项规定，掌握办公用品的正确使用方法和节约意识。

培训对象：公司全体员工

培训内容：办公用品管理制度的详细解读、采购流程、领用规定、库存管理要求、回收与报废处理等。

培训方式：采用集中培训、线上培训、现场演示等多种方式相结合。

培训时间：新员工入职培训时进行一次全面培训，每季度对全体员工进行一次制度回顾培训。

2.宣贯措施

在公司内部办公系统发布办公用品管理制度及相关培训资料，供员工随时查阅。

在办公区域张贴宣传海报，宣传办公用品节约使用的理念和方法。

十一、制度的评审与修订

1.本制度每[X]年进行一次内部评审，由行政部门组织，财务部门及各相关部门参与。评审内容包括制度的执