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机关事务智慧运营规范会议服务

1范围

本文件明确了机关事务智慧运营中会议服务的总体目标和整体框架，并规定了机关事务智慧运营中会议服务的基础保障、会议服务管理、数据统计与分析、评价与改进等要求。

本文件适用于机关事务会议服务的智慧运营管理，其他通过智慧会议系统提供会议服务的运营管理可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18883室内空气质量标准

DB4403/T65政府办公物业服务质量要求

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。3.1

机关事务governmentofficesaffairs

保障机关正常运行所需经费管理、资产管理、公共机构节约能源资源管理等事项。[来源：GB/T41568—2022,3.1]

3.2

智慧运营smartoperations

以“用户、场景”为支点，利用先进的信息技术，将管理延伸到末端流程，推动业务与数据的融合创新，实现降本增效、用户体验提升的运营管理模式。

3.3

智慧会议系统smartconferencesystem

运用物联网技术、云计算、智能感知等数字化技术，实现会议室信息管理、智慧订会、设施设备管理、人员管理和数据统计与处理的系统。

4总体目标

会议服务智慧运营的总体目标包括但不限于：

a)通过集中调配会议室资源和制定会议室管理规则，提升会议室利用率；

b)通过智能排班、明确服务要求等，规范对人员（会服人员、工程师）的管理；

c)通过监测预警、故障申报等措施，提升发现问题、处理问题的速度；

d)通过运用智慧会议系统、明确服务标准和要求，精简会议服务保障人员；

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e)通过及时结束会议、限制空调温度、开展线上运营（通知、签到、排班、监测、评价等）等举措，提升节能降耗成效；

f)通过满足会议主办方多样化会议服务需求，提供舒适、便捷、高效的会议服务体验。

5整体框架

会议服务智慧运营模式的整体框架见图1。该模式主要以智慧会议系统为基础，重塑了会议服务的全流程，形成了全新的服务保障、提供和评价改进的逻辑闭环。该模式各部分的关系描述如下：

——智慧会议系统：为“基础保障”和“会议服务管理”提供功能和数据载体，为“评价与改进”提供数据和分析工具；

——基础保障：为“会议服务管理”提供制度、智慧系统、设施设备、人员等方面的保障；——会议服务管理：管理会前、会中、会后服务过程；

——评价与改进：基于智慧会议系统的运营数据，对会议服务质量进行评价，提出基础保障、会议服务管理、智慧会议系统的优化提升建议。

图1会议服务智慧运营整体框架图

6基础保障

6.1制度要求

会议服务提供方应建立相关管理和服务制度，包括但不限于：

a)智慧运营制度；

b)订会规则；

c)培训制度；

d)人事制度；

e)保密制度；

f)会场清洁制度。

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6.2会议及会议室分类

6.2.1根据开放时段，将会议室分为普通会议室和全天候会议室，见表A.1。

6.2.2根据是否需要人工服务，将会议分为自助会议、常规会议，见表A.2。

6.3智慧会议系统功能

智慧会议系统实现的功能包括但不限于：

a)管理维护，包括对会议室信息和权限的管理维护；

b)会议室的线上预订、会议室候补；

c)智慧通知（见6.5.3）；

d)智慧签到，包括参会人员的智慧签到，会服人员的智慧签到签退；

e)会议室设备的运行监控；

f)会议室使用情况的实时监测；

g)会服人员的智能排班；

h)会议结束，会议室资源的释放；

i)会议服务的线上评价；

j)会议相关数据的统计分析。

注1：会议室候补，是指通过条件搜索不到合适会议室时的候补订会方式。

注2：智慧签到，指通过会议室门口显示屏进行签到，记录签到人员、联系方式、签到时间等信息。

注3：智慧通知的对象包括订会人员、参会人员、会服人员、工程师等，通知形式包括短信、邮件等。注4：会议室使用情况的实时监测包括对会议室中的设施设备、室内环境、有无参会人员等进行监测。注5：会议相关数据包括会议室数据、会服数据、会议数据、加扣分数据、告警数据、评价数据等。

6.4管理维护

6.4.1会议服务提供方应通过智慧会议系统对会议室信息进行管理维护，维护内容包括但不限于：

a)订会时段；

b)会议室名称；

c)会议室区域；

d)会议室设备；

e)会议室最多容纳人数；

f)会议室照片。

注：会议室照片，