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“双高”建设下高职院校二级学院学籍档案管理优化研究

摘要：“双高”建设对高职院校学籍档案管理工作提出了更高的要求，其中，学籍档案管理作为教学管理的重要组成部分，它不仅体现着高职院校的学生管理水平，同时也体现着学校教育教学质量水准。文章从二级学院学籍档案管理的特点、意义、存在方面等，揭示了目前高职院校学生学籍档案管理的现状，并针对性采取措施，提高工作效能，更好地服务“双高”。

中图分类号：G271

自高职院校大规模扩招实施以来，招生对象、招生方式、人才培养模式也在不断发生转变。目前，我院全日制专科生、联办本科生、“3+2”转段生已达2500人左右，学生学籍档案的数量也随之剧增，学籍档案管理工作难度系数也在不断加大。“双高”建设实施以来，为了满足和适应新时代的发展要求，促进高校学生学籍档案管理工作的规范化，以及满足档案利用者的需求，切实提高高校学生学籍档案管理工作的质效水平已刻不容缓，迫在眉睫。

一、高职院校学籍档案管理的特征和意义

（一）高职院校学籍档案的特征

1.档案材料分散，具有保密性

学籍档案材料记录了学生入校以来各个方面情况及学习情况，包括学生入学基础信息表、所修课程成绩、学籍异动材料（休学、复学、转学、留级、退学）、奖励材料（奖学金、优秀学生、各科成绩、奖惩情况、参加活动情况等）以及受处分材料等，档案都分散在学院办公室、学生工作办公室、招就处、教务处、学生处等机关处室，来源分散，范围广，收集起来也具有一定的困难。这些材料集中反映了高职院校学生在校期间成长动态变化过程的综合评价，有些内容具有一定私密性，不可随意传播和扩撒，这就要求在学籍档案管理过程中必须严格遵守档案管理规定，保护学生学籍档案的权威性和隐私性。

2.教育形式多样化，工作繁重，管理难度大

学院的教育形式是多种多样的。例如，我院以全日制高职教育为主，学生注册的是三年制专科学籍，为了适应社会需求，学院也开办一些其他形式的教育模式，诸如以校企合作方式开办方向班，和泾阳水校合作开办“3+2”转段班，还会定向招录一定数目的民族班，除了这部分高职教育，学院还和榆林学院、陕西理工大学联办本科班。以上各类学生学籍注册情况比较复杂，由于办学形式和人才培养的多样化，学籍档案的内容以及种类也相应地表现为多样化。在此情形下，无论是教学管理工作，还是学籍档案管理工作，都存在着工作难度大的问题，需要承担更加繁重的工作任务。

3.信息录入严谨，内容真实准确

学籍是记录着学生从入学到毕业的整个学习过程的重要凭证，凝聚着学生在校期间的个人成长经历和发展轨迹，甚至可以延续到学生离校后的若干年，其重要程度不言而喻。正因如此，在学籍管理工作中，更要确保每一位学生学籍留下真凭实据的过程材料，内容真实有效，以免影响到学生正常学习、毕业甚至是就业。另外，学院学籍信息化管理，需要学籍管理相关人员加强在学籍信息录入过程中的严谨性，一丝不苟地进行验证和核查，确保信息与学生真实情况相符，做到完整、合法、及时、真实、准确。

4.及时更新，日常维护

每一个学生从入学到毕业发生的与其相关重要的事情都会在学籍档案中留有印记，及时对纸质档案和电子档案信息进行规范化同步更新非常重要，以便于及时将学生在校情况详细记录、分类在册。一般情况下，学校每月会定期对学籍档案内容进行补充、完善，确保学生资料的真实完整度。学院要高度重视，建设好、维护好学籍管理系统，抓好学生学籍资料的完善工作，保证学籍管理系统数据与在校学生之间形成一一对应等，是当前我们必须当成重中之重的首要任务。

（二）高职院校学籍档案管理的意义

1.关系到学校发展，学生前途

首先，就业单位在甄选人才时，就是通过查阅个人档案来更精细、更真实地了解学生。高职院校学生的学籍档案管理工作直接关系到学生今后的个人发展前途。其次，高职院校培养目标是在完成中等教育的基础上培养一批具有一定高等教育知识专业技术技能型人才，学生专业课学习成绩都将会记载在学籍档案之中，反映出学生专业技能等各方面综合表现，如果评分普遍偏低，学校就应该改进教学，提高教学水平，提高学生的专业技能及其综合素质。最后，许多企业在招聘时，都会查看应聘者的学籍档案，以此来判断应聘者的学历和能力，因此，一份完整的学籍档案是用人单位人才引进的重要依据。

2.辅助学习工具，引导学生成长

为了帮助学生在读期间有一个更好的发展，在学生入学时学院会结合学生生源、所在专业等特点详细制订人才培养方案。当学生对学校的人才培养方案不了解时，班主任（辅导员）就可以采取相应的措施及时指导学生，帮助学生完成学校制订的人才培养计划，找到努力方向，灵活安排学习和生活，让学生有一个明确的发展目标。大学三年学生可随时利用自己的学籍档案查询自己不及格课程、未修够学分，有效利用临近毕业时间进行学分置换，对自己未来的发展计划进行调整，帮助学生顺利毕业、就业。学