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采购价格谈判与成本控制制度

#采购价格谈判与成本控制制度

##一、目的

本制度旨在规范公司采购价格谈判流程，加强采购成本控制，提高公司资金使用效率，确保采购活动合法、合规、公正、透明，在满足公司业务需求的同时实现经济效益最大化。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购项目的价格谈判与成本控制活动，涉及采购部门及其他参与采购相关工作的部门和人员。

##三、职责分工

1.**采购部门**：负责主导采购价格谈判工作，收集市场价格信息，分析供应商报价，制定谈判策略，与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。同时，协同其他部门进行成本控制，跟踪采购成本执行情况。

2.**财务部门**：提供成本核算数据和财务分析支持，参与采购价格谈判，从财务角度对采购价格和成本控制提出专业意见，监督采购成本的支出情况。

3.**需求部门**：明确采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，协助采购部门评估供应商报价的合理性，参与采购价格谈判。

4.**法务部门**：对采购合同进行法律审核，确保采购活动符合法律法规要求，防范法律风险，为采购价格谈判提供法律支持和指导。

##四、采购价格谈判流程

###谈判准备阶段

1.**需求确认**：需求部门提交详细的采购需求申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量标准、交付时间等要求。采购部门对需求进行审核和确认，确保需求清晰、准确。

2.**供应商选择**：采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，筛选出符合条件的供应商，并向其发出采购询价函，要求供应商在规定时间内提供详细的报价文件。

3.**市场调研**：采购部门联合财务部门、需求部门对市场同类产品或服务的价格、质量、供应情况等进行调研分析，掌握市场价格动态和行情，为价格谈判提供参考依据。

4.**成本分析**：财务部门对采购项目进行成本分析，包括直接成本（如原材料、加工费、运输费等）和间接成本（如管理费、税费等），预测合理的采购成本范围。采购部门结合市场调研和成本分析结果，对供应商报价进行初步评估，确定重点谈判对象。

5.**谈判团队组建**：根据采购项目的规模和复杂程度，组建由采购部门负责人担任组长，财务、需求、法务等相关人员参与的谈判团队。明确各成员的职责和分工，进行谈判前的培训和沟通，确保团队成员熟悉谈判目标、策略和流程。

###谈判实施阶段

1.**谈判计划制定**：谈判团队根据前期准备情况，制定详细的谈判计划，包括谈判目标、策略、议程、底线等。谈判目标应明确、具体，具有可衡量性；谈判策略应根据供应商情况和市场形势灵活制定，如价格让步策略、条款交换策略等。

2.**首次接触与信息交流**：谈判团队与供应商进行首次接触，介绍公司采购需求和谈判流程，听取供应商对报价的说明和解释。双方就采购项目的基本条款、技术要求、质量标准等进行初步沟通和交流，为深入谈判奠定基础。

3.**价格谈判**：谈判团队围绕采购价格展开核心谈判，依据市场调研和成本分析结果，要求供应商对报价进行合理调整。在谈判过程中，要充分运用谈判技巧，如讨价还价、提供替代方案、强调长期合作等，争取最有利的采购价格。同时，要注意记录谈判过程和双方提出的观点、意见及承诺。

4.**条款协商**：除价格外，谈判团队还应与供应商就采购合同的其他重要条款进行协商，如交货期、付款方式、质量保证、售后服务、违约责任等。确保合同条款公平合理，符合公司利益和法律法规要求。

5.**达成初步共识**：经过多轮谈判，双方在价格和其他关键条款上达成初步共识后，谈判团队应及时整理谈判成果，形成谈判纪要，由双方代表签字确认。谈判纪要应明确双方达成的一致意见和未决事项，为后续签订采购合同提供依据。

###谈判结果审核与合同签订阶段

1.**内部评审**：谈判团队将谈判结果提交内部评审，由采购部门组织财务、需求、法务等相关部门对谈判结果进行综合评估。评审内容包括采购价格的合理性、合同条款的合法性和完整性、供应商的履约能力等。各部门应根据自身职责提出评审意见，如有异议，应及时与谈判团队沟通协商。

2.**法律审核**：法务部门对谈判结果涉及的采购合同进行法律审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险和漏洞。对审核中发现的问题，及时提出修改建议，确保合同的法律效力和公司的合法权益。

3.**反馈与修改**：根据内部评审和法律审核意见，谈判团队对谈判结果和采购合同进行修改完善。如修改内容涉及与供应商重新协商，应及时与供应商沟通，达成一致后再次进行审核确认。

4.**合同签订**：经过内部评审、法律审核和修改完善后，采购合同由公司法定代表人或授权代表与供应商代表正式签订。签订后的采购合同应及时存档，作为采购执行和后续结算的依据。

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