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图书资料固定资产管理工作的思考

摘要：文章以某行政事业单位图书馆为例，就目前图书资料固定资产管理工作中发现的问题进行分析，并提出对图书资料固定资产的规范管理具体策略。

中图分类号：F061.3；G251文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2025）01-220-03

一、图书资料固定资产管理的重要性

（一）文献资源信息的保障中心

图书馆是专门采集、整理和保存文献信息的部门，是单位职工学习、教学、科研的文献信息的保障中心。做好图书资料管理，就是要保证图书馆的藏书建设和服务工作的顺利进行。在图书馆的管理工作中严格、规范工作流程，最大限度地避免图书资料的流失和损坏，对出现的问题及时补救和改正，从而实现馆藏图书资料的保值和增值，是图书馆最重要的工作之一，也是为职工提供文献信息服务，提高图书馆服务水平的基础工作。

（二）全面掌握馆藏图书资料情况

对图书资料固定资产的规范管理，不仅是履行国家对固定资产管理的要求，也是让单位领导和图书馆员对图书馆的全部馆藏情况做到心中有数。在馆藏管理工作中，可更好地发现及改进以下问题：（1）及时发现图书资料固定资产流失的原因，改善采购入库流程的漏洞，纠正财产账目的错误。（2）实时了解馆藏图书资料的流通动态，发现未归还、损坏、丢失的图书资料做到及时登记、查找，确认后进行注销处理。（3）及时补充职工所需图书资料。

（三）时时保持账实相符

图书资料固定资产既是单位固定资产的重要组成部分，又是图书馆馆藏文献的一部分。做好图书资料固定资产的管理工作对防止国有资产流失和馆藏文献保护有着双重意义。图书馆制定规范的管理规则，在具体工作中落实规则，有专人负责管理文献的资产管理，确保本单位图书资料的账目和图书资料相符。

（一）申请及审批

职工需要在单位OA系统上填报“图书资料采购申请表”，选择是由图书馆采购或是职工所在的部门采购，填写需采购图书资料的题名、书号、单价（实洋）等相关信息。图书馆员收到申请后，需对收到的“图书资料采购申请表”内容进行审批，确保信息填写无误，由相关领导授权进行线上审批后，方可进行采购；对非图书馆采购范围和数量的申请也将予以回退。

本馆图书资料固定资产采购途径分为两种。一是大批量地集中采购需要在单位备案的供应商处进行统一采购；二是数量较少的分散采购不限制采购途径，在当当网、京东网等处均可采购。

采购完成后，图书馆员要在图书馆管理系统中进行编目和入藏，粘贴图书条形码、打印索书号并按分类上架。入藏完成后，还需填写“固定资产（图书资料）入库单”。由其他部门采购的图书资料固定资产需由经手人持采购的图书资料、原始采购明细、发票及“图书资料采购申请表”到图书馆办理入库手续，图书馆员完成入藏流程后，才可给经手人出具“固定资产（图书资料）入库单”。“入库单”需由经手人和图书馆员双方签字后才可生效。

在财务部门报销时，需要提交经费审批单、费用审批单、图书资料采购申请表、采购原始清单、发票及固定资产（图书资料）入库单。图书馆员对“入库单”要予以保存，为日后图书资料固定资产的审核留存资料。

（五）使用（借阅与归还）

报销手续完成后，采购的图书资料正式进入流通阶段，单位职工可以正常借阅使用。

（六）填报固定资产卡片

本馆采用的是北京久其软件股份有限公司开发的资产管理系统，进行国有资产的统计管理。图书馆员要依照财务部门提供的明细分类账，在资产管理系统上对固定资产卡片的基本信息、财务信息和使用信息进行填报。

（七）报废及销账

三、图书资料固定资产管理存在的问题

（一）人员匮乏

目前本馆专职人员仅1人，图书资料固定资产由图书馆归口管理。馆藏图书资料固定资产的总金额高、数量大，图书馆员既要兼顾图书资料的采选、编目、借阅、读者服务等基础性工作，又要承担图书资料固定资产的全流程管理，很难专门再去做图书资料固定资产的清查等工作。

（二）管理制度不完善

（三）相关部门缺乏协调性

1.缺乏沟通。图书资料的全流程管理涉及申请部门、财务部门和图书馆的对接。根据不同经费来源不同，审批、报销、入库等流程也会有所不同。如一些部门未事先填写“图书资料采购申请表”，使用“科研经费”自行采购后，直接到财务部门进行报销，被财务部门告知其采购的部分图书资料属于固定资产，需要先到图书馆领取入库单才能进行报销。待到图书馆申请领取入库单时，图书馆员发现其采购图书资料的数量已经超过图书馆可入馆藏的复本量或有些图书资料不在图书馆的入藏范围，无法出具入库单，最终其只能将部分图书资料退回出版商处，影响了工作的正常开展。

（四）账务管理不规范

图书资料固定资产的管理共三套账，分别为财务账、馆藏明细账和固定资产卡片账，这三套账应做到账账相符、账实相符、账卡相符。在整理账务工作中，也发现了账务管理方面的问题，具体如下：

2.交接手续不规范。每笔新书到馆入库，都应有相应的