员工出差和差旅费报销管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司差旅费管理，规范员工出差行为，合理控制差旅费支出，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工因公务需要出差的情况。

3.基本原则

-出差审批原则：员工出差必须提前填写《出差申请表》，经上级领导批准后方可出差。

-费用合理原则：差旅费报销应符合实际出差情况，费用支出应合理、合规、必要。

-凭票报销原则：所有差旅费报销必须提供真实、合法、有效的票据。

二、出差审批

1.申请流程

员工如需出差，应至少提前[X]个工作日填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、出发时间、返回时间、预计费用等信息，提交给直接上级领导审批。

2.审批权限

-部门经理以下人员出差，由部门经理审批。

-部门经理出差，由分管副总经理审批。

-副总经理及以上人员出差，由总经理审批。

3.特殊情况

如遇紧急出差情况，无法提前提交《出差申请表》，应在出差前通过电话或其他方式向上级领导汇报，并在出差回来后[X]个工作日内补办审批手续。

三、差旅费标准

1.交通工具

-飞机：根据出差目的地、紧急程度等因素，经上级领导批准后可乘坐飞机。乘坐飞机经济舱的，可报销机票费用及机场建设费、燃油附加费；乘坐飞机商务舱的，需事先经总经理批准，且报销标准不得超过经济舱全票价的[X]%。

-火车：根据出差行程和时间安排，优先选择火车出行。乘坐火车软卧的，需事先经总经理批准，且报销标准不得超过硬卧票价的[X]%。

-汽车：市内交通及短途出差可选择汽车出行，报销标准按照实际发生费用凭有效票据报销。

2.住宿标准

-一线城市：住宿费标准为每人每天[X]元。

-二线城市：住宿费标准为每人每天[X]元。

-三线及以下城市：住宿费标准为每人每天[X]元。

员工应选择符合公司标准的酒店或住宿场所，并取得合法有效的住宿发票。实际住宿费超过标准的部分，由员工自行承担；实际住宿费低于标准的，按照实际发生额报销。

3.餐饮补贴

-出差期间给予餐饮补贴，补贴标准为每人每天[X]元。餐饮补贴已包含早餐、午餐、晚餐费用，不再另行报销餐饮发票。

-若因业务需要发生招待费用，需提前填写《招待费用申请表》，经上级领导批准后，按照公司招待费管理规定报销，招待费用不计入餐饮补贴范围。

4.其他费用

-出差期间因工作需要发生的市内交通费、通讯费等其他费用，凭有效票据按照实际发生额报销。

-因出差产生的订票手续费、行李托运费等，凭有效票据按照实际发生额报销。

四、差旅费报销流程

1.报销时间

员工应在出差返回公司后的[X]个工作日内办理差旅费报销手续。逾期未办理的，需说明原因并经上级领导批准，否则财务部门有权拒绝报销。

2.报销材料

-填写完整的《差旅费报销单》，并在报销单上注明出差事由、起止日期、目的地等信息。

-附上经审批的《出差申请表》。

-提供真实、合法、有效的票据，包括机票、火车票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、其他费用发票等。票据应注明日期、内容、金额等信息，并加盖发票专用章。

-如乘坐飞机，还需提供登机牌。

3.报销审核

-员工将报销材料提交给所在部门的财务人员进行初步审核，财务人员主要审核报销材料的完整性、票据的真实性和合法性、报销金额是否符合标准等。

-初步审核通过后，财务人员将报销材料提交给财务经理进行复审，财务经理重点审核报销事项的合理性、费用支出是否与出差业务相关等。

-复审通过后，报销材料提交给总经理进行最终审批。总经理根据公司财务状况、出差实际情况等进行审批。

4.报销支付

经总经理审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排报销款项支付。报销款项一般通过银行转账方式支付到员工工资卡中，特殊情况需现金支付的，需员工本人签字确认。

五、差旅费违规处理

1.员工如有以下行为之一的，公司将视情节轻重给予相应的处罚：

-未按规定填写《出差申请表》或未经批准擅自出差的，不予报销差旅费，并给予警告处分。

-虚报、多报差旅费的，责令退还虚报、多报的费用，并视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分；情节严重的，解除劳动合同。

-伪造、篡改出差票据或其他报销凭证的，除责令退还违规报销的费用外，给予开除处分，并依法追究法律责任。

2.各级审批人员在审批