文件借阅管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司文件的管理，确保文件的安全与有效利用，规范文件借阅行为，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工对公司各类文件的借阅管理。

3.文件定义

本规定所指文件包括公司发布的各类规章制度、通知公告、报告报表、合同协议、技术资料、档案文件等纸质及电子形式的文件。

二、借阅职责

1.文件管理部门职责

-负责公司文件的统一归口管理，建立健全文件借阅管理制度。

-负责文件借阅登记、催还、归档等工作的监督与执行。

-定期对文件借阅情况进行统计与分析，向公司领导汇报。

2.借阅部门职责

-负责本部门文件借阅需求的申请与审核。

-对本部门员工借阅的文件进行管理与监督，确保文件的安全与及时归还。

3.借阅人职责

-遵守文件借阅管理规定，按时归还所借文件。

-妥善保管所借文件，不得转借、复印、涂改、污损或丢失。

-确保文件的保密性，不得擅自将文件内容泄露给无关人员。

三、借阅流程

1.借阅申请

-借阅人需填写《文件借阅申请表》，详细注明借阅文件的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。

-将申请表提交至所在部门负责人进行审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审批，并签署意见。

2.审批

-对于涉及重要机密或敏感信息的文件借阅申请，需经公司分管领导审批。

-审批通过后，申请表交至文件管理部门。

3.借阅登记

-文件管理部门根据审批后的申请表，对借阅文件进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅文件名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息。

-为借阅人提供所借文件，并在文件上加盖借阅专用章。

4.文件借阅

-借阅人凭《文件借阅申请表》和有效证件到文件管理部门领取文件。

-文件管理部门工作人员应向借阅人当面核对文件的数量、完整性等信息，并进行相应的交接。

5.归还

-借阅人应在预计归还日期前归还所借文件。如需延期归还，应提前向文件管理部门提出申请，经批准后方可延期。

-归还文件时，借阅人需到文件管理部门办理归还手续，文件管理部门工作人员应仔细核对文件的数量、完整性及是否有损坏等情况。

-如发现文件有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任，按照公司相关规定进行赔偿。

-文件管理部门在确认文件无误后，在借阅登记记录上注明归还日期，并将借阅专用章从文件上取下。

四、借阅期限

1.一般文件借阅期限

-一般文件的借阅期限为[X]个工作日。如有特殊情况需要延期，需提前向文件管理部门申请，经批准后最长可延期[X]个工作日。

2.重要文件借阅期限

-重要文件的借阅期限为[X]个工作日，原则上不予延期。如有特殊情况确需延期，需经公司分管领导批准。

3.机密文件借阅期限

-机密文件的借阅期限严格控制在[X]个工作日以内，严禁延期。

五、借阅权限

1.部门内部借阅

-各部门员工因工作需要可在本部门内部借阅相关文件，但需在本部门文件管理人员处进行登记。

2.跨部门借阅

-因工作需要跨部门借阅文件的，需填写《文件借阅申请表》，经所在部门负责人和文件所在部门负责人审批后，方可借阅。

3.特殊情况借阅

-对于涉及公司重大决策、重要项目等特殊情况需要借阅文件的，需经公司领导批准，并按照相关规定进行借阅。

六、文件保管与保密

1.保管要求

-借阅人应妥善保管所借文件，避免文件受潮、损坏、丢失等情况。

-文件应存放在安全、干燥、通风的地方，不得随意放置。

2.保密要求

-借阅人应严格遵守公司的保密制度，对所借文件的内容予以保密，不得擅自向无关人员透露。

-对于涉及公司机密的文件，借阅人应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。

-在文件使用过程中，不得擅自复印、摘抄、拍照等，如有需要，需经文件管理部门同意。

七、监督与检查

1.定期检查

-文件管理部门定期对文件借阅情况进行检查，包括借阅登记记录、文件归还情况、文件保管状况等。

-对于发现的问题及时进行整改，并向公司领导汇报。

2.不定期抽查

-公司管理层或相关部门不定期对文件借阅情况进行抽查，