公司会议管理制度.docVIP

XX有限公司

公司会议管理制度

第一条总则

一、为规范公司会议管理，提高会议效率，根据公司相关制度，制定本制度。

二、本制度适用于公司所有会议。

第二条会议类型

一、公司会议包括内部会议和对外会议两种。

二、公司内部会议主要有董事会、中层例会、部门例会以及各种专项会议。三、公司对外会议主要有现场会、报告会、业务洽谈会等。

第三条会议的内容和要求

一、月度述职会：每月召开一次，由公司组织，会议内容为对上个月的工作完成情况进行分析总结，找到异常问题，并制定解决方案；参加人员为各部门第一负责人。

二、部门周会议：每周召开一次，由部门组织，会议内容为对上周工作完成情况进行汇报，找出异常问题，并制定解决方案；参加人员为部门各业务负责人。

三、其它会议

（一）专项会议：公司的专项会议主要有协调会、表彰会、专题报告会、工作会、总结会等，专项会议安排根据中心议题的不同，由责任部门具体负责。

（二）公司对外会议：主要包括现场会、报告会、新闻发布会、业务洽谈会等。对外会议统一由行政部协调，根据其会议内容和所涉及业务，结合公司各部门职责，相关部门给予协助。

第四条会议的准备工作

一、会议的准备工作由会议的主管部门负责安排、落实。

二、要确保开会时间、会议所需时间、会议场所、会议材料、会议议程、人员通知、人员记录、设备音响等准确无误。

三、公司对外会议要充分考虑到来宾人数、人员规格、签到、迎来送往、座位排序、会场服务、信息传递、安全保卫、资料礼品等。

四、凡重大会议须成立会务组，形成详细的会议计划，并酌情召开大会准备会。

第五条会议的审批

一、除公司中层例会、部门例会、规模较小专项会议外，公司大型会议和公司对外会议均需遵循会议审批制度。

二、会议审批需填写钉钉“会议审批流程”，注明会议名称、参加会议单位、出席会议人员、出席人数、会议时间、会议地点、中心议题、会期、主办部门、协助部门、会务人数、所需经费（填写拟办事项申请单）等，提请行政部审核，报公司领导审批。

第六条会议场所的管理

一、公司现有多功能厅、小型会议室、茶室等可用于召开各类会议的会议场所。

二、会议场所的使用由行政部根据会议的规模、等级统筹安排。

三、部门间召开的专项会议使用以上会议场所时，需将会议时间、参会人数、是否录音、是否照相等提前告知行政部，由行政部根据告知的先后顺序和轻重缓急统一安排。

四、如需外租会议场所，需提报行政部统一协调办理。

第七条会议纪律及考勤制度

一、与会人员在会议进行期间，必须将机手机调整为静音。一般情况下不允许接打电话，有紧急事情需向会议主持人报告，并到会议室外接听。

二、汇报工作要简明扼要，吐字清晰，语速适度，表达准确到位。

三、认真做好会议纪录，禁止做与会议内容无关的事情。

四、坐姿端正，严禁斜靠、趴桌等姿势。

五、不允许交头接耳、开小会（小声议论），需要发言要举手示意。

六、与会人员必须提前五分钟到达会场，并在签到本上签到。

七、若因有事不能参加会议，需在提前半个工作日向会议主持人请假，并指派代理人参加会议，否则按旷工论处。

第八条会议决议的落实

一、会议组织者应指定人员做会议纪要。如需行文，需报行政部整理、行文、打印和分发。

二、各部门根据会议要求和任务，安排制定本部门具体工作计划。

三、会议主持人应指定人员负责对会议中所提出的任务进行查办、催办和落实，对未按照时间节点完成的工作事项进行落实、考核。

第九条附则

一、员工违反本制度规定的，按《员工日常行为管理规定》相关条款进行处理。

二、本制度自颁布之日起生效，前期制度与之冲突的，按本制度执行。

三、本制度解释权归公司行政部。