公司档案室管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门形成的各类档案的管理。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中统一管理公司各类档案，确保档案的完整、系统和安全。

2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映公司各项活动的原始记录，不得伪造、篡改。

3.完整性原则：全面收集公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全。

4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。

二、档案管理机构及职责

（一）档案室设置

公司设立档案室，配备专职档案管理人员，档案室隶属于[具体部门]。

（二）档案室职责

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全公司档案管理制度并组织实施。

2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整与安全。

3.开展档案信息的开发利用工作，为公司领导决策、各部门工作及社会有关方面提供档案资料服务。

4.负责对公司各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高公司档案管理水平。

5.做好档案库房的管理工作，维护档案库房的安全与卫生，确保档案存放环境符合要求。

6.积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术管理档案，提高档案管理效率和服务质量。

（三）档案管理人员职责

1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。

2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记、归还检查等。

3.熟悉档案内容，掌握档案管理业务知识和技能，能够熟练运用档案管理软件进行操作，为档案利用者提供优质服务。

4.定期对档案进行清查核对，确保档案的账物相符，对破损或变质的档案及时进行修复和处理。

5.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对到期或失去保存价值的档案提出鉴定意见，并做好销毁记录。

6.协助公司各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，对归档文件进行规范性检查和指导。

7.积极开展档案信息资源的开发利用工作，根据公司需求编写档案检索工具和参考资料，为公司各项工作提供档案信息支持。

三、档案的收集与整理

（一）档案收集范围

1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司各项规章制度，工作计划、总结，各类请示、报告、批复，行政公文，证照印章管理文件，办公会议记录，大事记等。

2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、奖惩、薪酬福利、劳动合同、人事档案等相关文件材料。

3.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，资金管理文件等。

4.市场营销类：市场调研分析报告，产品销售合同、协议，市场推广策划方案，客户资料，营销活动记录等。

5.技术研发类：科研项目立项、申报、验收文件，技术研发成果报告，产品设计图纸、技术文档，工艺文件，技术标准，专利、商标、著作权等知识产权文件。

6.生产管理类：生产计划、调度指令，生产工艺流程图，生产设备台账、维护记录，质量控制文件，安全生产管理文件，物资采购合同、清单，库存盘点记录等。

7.其他类：公司对外签订的各类合作协议、合同，与上级主管部门、政府部门及其他单位往来文件，公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片及文字说明，以及其他具有保存价值的文件材料。

（二）档案收集要求

1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整。

2.文件材料应按照规定的归档范围和时间要求及时收集，不得积压或散失。

3.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，纸张应符合档案长期保存要求，不得使用热敏纸、传真纸等不利于档案保存的纸张。

4.电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。

（三）档案整理原则与方法

1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.按照年度、机构（问题）、保管期限的顺序进行整理，编制档号。档号应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素，确保档案编号的唯一性和系统性。

3.对纸质文件进行分类、装订、编目、装盒，纸质档案应去除金属物，破损文件应进行修复或复制。

4.电子